La riconciliazione bancaria è essenziale per la contabilità di qualunque impresa. Serve ad allineare (a riconciliare, appunto) le informazioni relative ai movimenti bancari con quelle del registro contabile dell’azienda. Detto in altro modo, la riconciliazione bancaria è fondamentale affinché l’istituto di credito e l’impresa siano sulla stessa pagina contabile: solo in questo modo l’impresa può essere certa della sua liquidità, delle informazioni accessibili nell’eventualità di una verifica e di poter disporre delle proprie risorse al momento opportuno.
Ciò può avvenire, però, soltanto quando la riconciliazione bancaria viene effettuata in modo intelligente, affidandosi a una piattaforma di tesoreria che possa integrare automaticamente i dati della banca e quindi sincronizzare le informazioni contabili più velocemente e senza errori.
Le aziende che svolgono questa delicata operazione a mano rischiano di trovarsi nella situazione opposta: aver investito risorse umane per molto tempo su un’attività che non porta valore aggiunto rispetto al core business dell’azienda; e per di più con un ampio margine di errore, anche a causa della ripetitività dell’operazione e quindi della frustrazione che essa causa al dipendente incaricato. Non è una giustificazione per gli errori, ma è la realtà: automatizzare la riconciliazione bancaria può generare una serie di benefici trasversali, in primis per i dipendenti e quindi per l’azienda tutta.
Perché la riconciliazione bancaria è importante
In un contesto tradizionale, l’istituto di credito e l’impresa si trovano in due momenti contabili separati. La banca, per esempio, può registrare i pagamenti, gli incassi o un F24 con una data valuta diversa rispetto a quella inserita nel registro contabile dell’azienda: in anticipo oppure in ritardo; quindi l’azienda si trova ad avere la stessa informazione scritta in due modi differenti. Considerando tutti i movimenti bancari possibili, si tratta di tanti dati che devono essere riconciliati per essere realmente utili alla comprensione dello stato finanziario aziendale.
L’azienda e la banca registrano le stesse informazioni, ma usano due tempi diversi: la riconciliazione bancaria serve a far combaciare le informazioni contabili.
Cosa succede se la riconciliazione bancaria non è efficiente
La rilevanza della riconciliazione bancaria, però, si scontra con una realtà quotidiana dove il personale incaricato basa il suo lavoro su degli strumenti ormai superati. Il caso tipico è quello dei fogli Excel, su cui ogni giorno vengono riportate a mano le movimentazioni bancarie.
Il costo reale di tale organizzazione è nascosto: i margini di errore, poiché i dati vengono inseriti a mano, è alto; inoltre, il personale investe molto tempo (e nessuna delle sue capacità) in un’attività ripetitiva e ciò significa che non riesce a occuparsi di altri aspetti dell’attività amministrativa, come l’analisi dei costi bancari, la cui ottimizzazione invece potrebbe generare benefici pervasivi all’impresa.
Quando la riconciliazione bancaria non è efficiente, l’impresa si trova a inseguire i movimenti bancari – con informazioni recuperate in modo disordinato e poi riportate a mano – e sente di non avere il controllo della gestione della tesoreria.
Come migliorare la riconciliazione bancaria
Chiarito quindi che la riconciliazione bancaria è essenziale nella gestione finanziaria dell’azienda, serve ora comprendere come essa possa essere snellita e resa più efficiente.
Il modo migliore è quello di affidarsi a una piattaforma dedicata per la tesoreria. Il vantaggio principale risiede nell’automatizzazione delle procedure di riconciliazione bancaria: viene effettuata in parte dal sistema ogni notte e in parte dall’utente in maniera guidata, in modo che il registro contabile e i movimenti bancari siano sempre allineati.
Rendere più efficiente la riconciliazione bancaria, inoltre, garantisce all’azienda la disponibilità di risorse umane più concentrate, in quanto alleggerite da un’operazione che non dava valore alle loro capacità e priva di un evidente valore aggiunto, e di potersi occupare di aspetti più critici dell’attività finanziaria, come l’analisi del cash flow e l’ottimizzazione dei pagamenti ai fornitori.
