Ottimizzare il pagamento ai fornitori permette alle aziende di avere un quadro più chiaro delle scadenze e di gestire meglio il cash flow in chiave previsionale. Le imprese sfruttano spesso sistemi manuali, come i fogli di calcolo, per organizzare il pagamento ai fornitori e abbinarlo alle fatture corrette: questo meccanismo amministrativo è molto fragile e comporta un elevato rischio di errori. La gestione delle scadenze può essere ottimizzata solo se le aziende hanno il controllo della tesoreria e della contabilità e se usufruiscono di un software che consenta di effettuare le operazioni contabili all’interno del sistema bancario consentendo di ridurre gli errori e le riconciliazioni necessarie. Gli automatismi aumentano il coinvolgimento dei dipendenti perché riducono il carico di lavoro manuale e migliorano l’efficienza del reparto contabile.
Pagamento fornitori: i vantaggi dell’automazione
Sfruttare l’automazione permette alle aziende di gestire le operazioni di pagamento ai fornitori in maniera molto più intelligente ed efficace, anche all’estero. I vantaggi del digitale per migliorare la gestione dei pagamenti permettono alle imprese di evitare tutte le operazioni manuali e ripetitive associate all’elaborazione dei pagamenti e alla gestione della contabilità: sono attività a scarso valore aggiunto che portano via molto tempo utile ai dipendenti, che quindi non riescono a concentrare le proprie capacità per perseguire gli obiettivi di crescita aziendali.
Per le varie tipologie di pagamento (dalle Ri.Ba agli SDD), le imprese usano più conti correnti. L’adozione dei migliori strumenti digitali consente di rendere più efficiente il processo con un conseguente risparmio di tempo e una riduzione delle commissioni bancarie.
Rispettare le scadenze con un software dedicato
È frequente l’uso dei fogli di Excel per controllare lo scadenzario delle fatture in entrata e in uscita. Il sistema è economico e ampiamente conosciuto, certo; ma comporta troppe attività manuali e, inoltre, uno scarso controllo sul reale cash flow previsionale. Le imprese, insomma, devono muoversi all’interno di un sistema rigido e pesante, che rappresenta un fardello per la gestione della tesoreria. Se le aziende basano la propria gestione dei pagamenti ai fornitori su sistemi ormai obsoleti ed eccessivamente manuali, il rischio di non saldare in tempo una fattura è più alto. Per di più, le aziende che devono accentrare il controllo della tesoreria e quindi fanno affidamento su più conti correnti lavorano quotidianamente su fogli di calcolo molto lunghi e altrettanto confusionari.
Per ottimizzare la gestione delle scadenze, le imprese devono sapere quando è il momento migliore per il pagamento ai fornitori e associare automaticamente la distinta di pagamento al cliente specifico per ridurre gli errori. Un software dedicato è quello che serve: consente di avere un cruscotto unificato, chiaro e aggiornato automaticamente. Abilita una visione chiara e coerente, che garantisce alle imprese un controllo concreto sulla propria tesoreria. Il calo delle attività manuali libera le risorse umane e migliora l’efficienza del reparto amministrativo: ne consegue un coinvolgimento più alto dei dipendenti.
Pagamenti ai fornitori ricorrenti e precisi
Poter usufruire delle opportunità garantite dal digitale per il pagamento permette alle imprese di creare un legame commerciale più solido con i propri fornitori: le scadenze verranno sempre rispettate, non ci saranno errori inattesi né spiacevoli incongruenze che rischiano di minare l’immagine e la credibilità dell’azienda.
Ottimizzare il pagamento ai fornitori ha una serie di vantaggi indiretti che, sebbene più difficili da misurare rispetto al risparmio economico e al tempo richiesto per l’attività amministrativa, consentono alle imprese di essere più agili e più competitive: questo tipo di benefici non deve essere sottovalutato e può avverarsi migliorando la gestione delle scadenze.
