Accentrare la tesoreria estera significa riuscire a controllare tutti i flussi bancari delle varie unità aziendali, anche distribuite fuori dall’Europa, per gestire con un’unica modalità e un’unica piattaforma tutte le attività di tesoreria. Ciò promuove un’operatività più evoluta: i dati vengono aggiornati in tempo quasi reale e l’organizzazione riesce ad avere una prospettiva completa della situazione del gruppo, rendendo più efficienti i processi di tesoreria.
Uno dei maggiori produttori al mondo di polipropilene compound non integrato, un gruppo di cinque aziende di cui tre con sede all’estero, si è rivolto a DocFinance per trovare una soluzione che garantisse un pieno accentramento della tesoreria, in modo che le banche e le aziende al di fuori dell’Italia comunicassero con l’azienda capogruppo, quella italiana, attraverso modalità coerenti, facili da integrare ed evolute.
DocFinance ha risposto pienamente alle esigenze del cliente, attraverso la sua soluzione di gestione anticipata della tesoreria, garantendo i risultati auspicati e introducendo funzionalità avanzate come l’automazione degli incassi, snellendo così l’attività degli operatori.
Tesoreria estera: le esigenze del cliente
Prima dell’intervento di DocFinance, la gestione della tesoreria estera del cliente era demandata alle singole aziende.
Ciò causava un rallentamento evidente nella raccolta dei dati perché ogni azienda aveva un proprio modo di raccogliere i dati e comunicare i flussi bancari: pur riuscendo a creare dei rapporti regolari sullo stato della tesoreria del gruppo, ciò avveniva più lentamente di quanto fosse auspicabile. La raccolta della base informativa richiedeva un intervento consistente affinché fosse uniformata a livello di gruppo.
Le attività di raccolta, elaborazione e analisi delle informazioni di tesoreria avvenivano per mezzo di fogli di calcolo, uno strumento non specifico per la tesoreria: i tempi erano lunghi e l’operatività non abbastanza efficiente.
I problemi erano tangibili: i dati arrivavano in ritardo; mancava un metodo univoco di comunicazione e, inoltre, il gruppo percepiva un evidente difficoltà nell’avere le informazioni di tesoreria a livello accentrato. Il cliente aveva perciò bisogno di accentrare la gestione della tesoriera estera in Italia, soprattutto i pagamenti e gli incassi, per ridurre le inefficienze operative.
Tesoreria estera: controllo totale, anche fuori dall’Italia
Per riuscire a intervenire rispettando gli obiettivi che il cliente si era fissato, innanzitutto DocFinance ha provveduto a preparare l’azienda italiana, cioè la capogruppo, all’assorbimento dei flussi delle aziende estere prima di procedere al coinvolgimento delle filiali con sede fuori dall’Italia.
Questa prima fase del progetto è servita anche a formare il personale sull’utilizzo della piattaforma, definire le logiche e gli automatismi necessari affinché l’azienda fosse interamente gestita in DocFinance e l’operatività di tesoreria fosse snella e completa.
Nella sede italiana sono state definite le tre grandi aree aziendali: riconciliazione bancaria, pagamento e gestione delle linee di credito (come l’anticipo delle fatture). Una volta individuate tali aree, DocFinance ha attivato i processi aziendali affinché la riconciliazione e l’anticipo delle fatture potessero contare su informazioni puntuali e affidabili attraverso gli automatismi legati alla riconciliazione, all’invio dei dati alle banche e alla contabilità. Ciò ha permesso di ridurre l’attività giornaliera svolta dall’ufficio di tesoreria sulla raccolta dei dati, in modo da garantire le condizioni per la gestione delle informazioni delle aziende estere.
La seconda fase dell’accentramento della tesoreria estera ha previsto la definizione dei flussi informativi con le aziende fuori dall’Italia. Si è trattato di un punto molto delicato perché ogni azienda e ogni banca estera usavano un metodo differente; quindi, è servito un lavoro puntuale sulle singole filiali e sulle singole banche per inviare i flussi a DocFinance. Un lavoro specifico ha garantito che le varie metodologie fossero tradotte in un unico metodo uniformato e coerente.
La terza e ultima fase del progetto, infine, è stata dedicata all’unione dei flussi in DocFinance in un unico rapporto che potesse essere messo facilmente a disposizione, per esempio, dei reparti interni che ne facessero richiesta o del consiglio di amministrazione.
Al termine delle tre fasi del progetto, il cliente ha potuto accentrare il controllo della tesoreria estera tramite un’unica piattaforma, potendo contare su servizi integrati in DocFinance per una gestione più evoluta: elaborare le informazioni delle aziende estere è diventato semplice quanto occuparsi della capogruppo italiana.
Controllo accentrato delle aziende estere
L’installazione di DocFinance per la gestione della tesoreria estera ha permesso al cliente di:
- gestire tutte le attività delle aziende estere dalla sede italiana;
- automatizzare gli incassi;
- creare i pagamenti tramite DocFinance;
- collegare tutti i rapporti bancari esteri con la banca italiana;
- configurare un sistema di reportistica basato su dati sempre aggiornati.
Il gruppo ha così evoluto la propria gestione contando su informazioni più affidabili e analisi migliori. Come ulteriore beneficio garantito da DocFinance, il personale è stato snellito dalle operazioni manuali e di controllo non necessarie, che sono state automatizzate attraverso i servizi integrati in DocFinance, e ora può occuparsi di quelle attività a valore aggiunto di cui la gestione della tesoreria ha più bisogno. La situazione ideale per riuscire a integrare il controllo dell’attività di tesoreria delle aziende estere.
