Il piano ammortamento mutui è una fonte di entrate e uscite per un’azienda e per questo necessita di un’attenta gestione, specie se parliamo di mutui ipotecari sottoscritti dall’azienda stessa. Prendiamo ad esempio il caso di una società bolognese attiva nel settore edile, che conta una decina di dipendenti e un fatturato di circa 12 milioni di euro. L’azienda realizza in Emilia-Romagna complessi residenziali, villette e maneggi e li vende direttamente, senza intermediazione. L’impresa gestisce varie zone residenziali a Bologna e ha sottoscritto dei mutui ipotecari. All’azienda occorreva un’analisi finanziaria delle società che assegnavano le attività di sviluppo immobiliare in appalto, in modo da poter controllare costi e spese legate a ogni singolo progetto immobiliare. Per riuscirci, l’azienda doveva abbandonare i file Excel, a favore di un’analisi automatica su DocFinance, un applicativo per la gestione della tesoreria aziendale che contiene al suo interno i servizi di corporate banking.
Gestire i mutui con DocFinance
Grazie a DocFinance, ogni flusso finanziario dello scadenziario del gestionale, compresi quelli relativi ai mutui e ai pagamenti ai fornitori legati agli appalti, è associato a un codice (detto voce finanziaria) tra il gestionale e DocFinance. Grazie a tale codice, nel programma è possibile lanciare il cash flow e ottenere un prospetto di analisi suddiviso per categoria, come ad esempio i singoli appalti, cantieri o immobili. In questo modo, l’azienda edile può verificare se è stata generata o bruciata cassa per ogni singolo appalto, cantiere o residenza.
DocFinance permette anche di velocizzare le operazioni di registrazione e pagamento, oltre che di ottenere un saldo di tesoreria più aggiornato rispetto a quello della banca, dove i bonifici solitamente sono conteggiati dopo qualche giorno. Ciò è molto importante per un’azienda piccola, al fine di monitorare la liquidità. DocFinance permette altresì di prevedere i flussi finanziari legati a ogni singolo progetto, immobile o appalto, dando la possibilità di confrontare diversi progetti, immobili e appalti in un’ottica comparativa, oltre che a consuntivo rispetto ai dati preventivi.
Infine, DocFinance è anche in grado di stimare gli incassi in ritardo. Il programma infatti riceve uno scadenzario dei crediti da riscuotere con la data di scadenza dell’incasso. Quando sono pagati, il programma conteggia gli eventuali giorni di ritardo. In un’ottica previsionale, DocFinance permette pertanto di calcolare i giorni medi di ritardo del cliente, in modo da poter stimare gli incassi in ritardo.
I benefici dell’utilizzo di DocFinance
Prima dell’introduzione di DocFinance, la società edile bolognese doveva aggiornare quotidianamente e manualmente dei file Excel per conoscere la sua situazione finanziaria. Dopo aver installato il software, la società ha potuto ottenere dei report aggiornati in automatico, oltre alla scrittura automatica delle registrazioni contabili che coinvolgevano la banca, senza più avere la necessità di registrare manualmente incassi e pagamenti. Il software, infatti, si integra sia con il gestionale sia con l’home banking, per cui basta un click su DocFinance, ad esempio per l’invio degli addebiti degli stipendi, per ottenere un aggiornamento delle registrazioni contabili e il lancio di operazioni sull’home banking.
Il programma, inoltre, assicura il monitoraggio delle condizioni bancarie, in quanto nel software sono state inserite le condizioni contrattualizzate con la banca per ogni operazione, per cui DocFinance calcola l’addebito previsto per ognuna. Nel caso di discrepanze, può essere inviata una contestazione al proprio gestore bancario.
Più in generale, l’utilizzo di DocFinance ha portato un elevato risparmio di tempo, che ha potuto essere impiegato per migliorare altri aspetti dell’amministrazione, tra cui lo scadenzario. In conclusione, la gestione dei mutui è stato l’apripista per introdurre nell’impresa edile bolognese DocFinance, da cui ha tratto beneficio l’intero ufficio amministrazione e, in ultima analisi, l’intera azienda.
