Una soluzione che permette alle aziende di ottenere liquidità velocemente è l’anticipo fatture o invoice financing. Si tratta di un’operazione a breve termine attraverso la quale un’impresa riesce a ottenere liquidità da parte di un istituto di credito, una società finanziaria o di gestione del risparmio, allegando a garanzia le fatture emesse con scadenza futura. In questo modo, l’azienda richiedente può ottenere in modo semplice e veloce un finanziamento flessibile. La gestione dell’anticipo fatture spesso è effettuata ancora tramite l’inserimento manuale dei dati su fogli di calcolo Excel contenenti: previsioni di cassa, elenco delle fatture già anticipate dalle banche, elenco degli anticipi aperti (scadenzario dei finanziamenti in essere). Tuttavia, non si tratta del metodo migliore per gestire al meglio l’anticipo fatture. Vediamo perché.
Gli svantaggi di una gestione manuale dell’anticipo fatture
Gestire l’anticipo fatture a colpi di fogli Excel è molto costoso sia in termini di tempo, sia di errori. Aggiornare manualmente tali file infatti porta via molto tempo, dedicato tanto alla compilazione, quanto al controllo dei dati inseriti, dato che Excel non è integrato né con il mondo contabile e gestionale dell’azienda, né con il mondo bancario. Gli errori, oltre a essere più probabili con un processo altamente manuali, possono essere rintracciati solo quando l’azienda ha già effettuato un pagamento o incassato una fattura. Per cui generano ulteriore tempo perso per accorgersene e per poi porvi rimedio. Occorre pertanto automatizzare l’anticipo fatture.
I vantaggi dell’automatizzazione dell’anticipo fatture
Automatizzare l’anticipo fatture consente innanzitutto alle imprese di diminuire il tempo dedicato a questa attività dai dipendenti, che potranno così dedicarsi ad attività più interessanti e a maggior valore aggiunto. Parallelamente, automatizzare l’anticipo fatture permette di ridurre drasticamente gli errori rispetto alla gestione manuale del medesimo processo. Inoltre, l’automatismo consente di elaborare correttamente le informazioni finanziarie in possesso delle aziende, magari sparpagliate su diversi file Excel e destrutturate.
Più in generale, automatizzare l’anticipo fatture rende possibile una visione coerente della salute finanziaria dell’azienda.
Come automatizzare l’anticipo fatture
Il primo presupposto per automatizzare l’anticipo fatture è un cambio di paradigma sul modus operandi relativo alla gestione dell’anticipo fatture manuale. Più che pensare al “si è sempre fatto così”, bisogna cambiare approccio, a favore del “come si può fare meglio ciò che facciamo”.
A livello operativo, occorre poi adottare una piattaforma di tesoreria specializzata, che unisca in un unico contenitore tutte le informazioni finanziarie interne all’impresa e metta l’utente al centro, permettendogli di lavorare meglio e di ottenere risultati migliori in un tempo inferiore. Il software sostituisce i file Excel con una procedura automatizzata, in modo da strutturare e digitalizzare l’intero processo di anticipo fatture. L’automatizzazione della gestione dell’anticipo fatture impedisce errori, come ad esempio la richiesta di anticipo di una fattura già anticipata, oltre a segnalare quali fatture sono stati anticipate, a quale banca devono essere rimborsate e a offrire degli alert sugli anticipi fatture in scadenza, per cui l’azienda utente può avere delle informazioni in anticipo. Un software di tesoreria automatizza una procedura bancaria che è già strutturata, ma se automatizzata, consente di evitare perdite di tempo.
Inoltre, una piattaforma di tesoreria specializzata permette di controllare le condizioni imposte dalle banche per anticipare le fatture, il che è impossibile monitorare a colpi di file Excel. Più in generale, un software di tesoreria evoluto consente di controllare le spese da rimborsare: un’informazione importante per determinare se l’azienda dispone di denaro fresco da investire, ed evitare situazioni paradossali quali richieste di finanziamenti quando l’impresa è già dotata di sufficiente denaro in cassa. Infine, il monitoraggio delle spese da rimborsare è coerente con l’approccio lungimirante imposto dalla recente normativa sulle crisi aziendali.
