La gestione delle fatture anticipate può essere un ostacolo alla corretta gestione amministrativa e finanziaria delle aziende e può aumentare la mole di lavoro nei già sovraccarichi processi amministrativi. Le imprese sentono il bisogno di efficientare questo aspetto per superare i limiti di una gestione ancora basata sui fogli di calcolo e sull’inserimento manuale dei dati. Questo sistema, oltre che impedire alle aziende di crescere, è molto fragile: richiede un costante controllo dei dati inseriti a mano; porta via molto tempo ed eventuali errori possono essere riscontrati soltanto quando l’azienda ha già eseguito un pagamento oppure ha già incassato una fattura.
Gli anticipi delle fatture hanno bisogno di un processo automatizzato che consenta di snellire le operazioni di gestione e abiliti una prospettiva chiara sul rapporto fra l’azienda, i clienti e i fornitori.
Anticipi fatture: cosa serve alle aziende
Automatizzare la gestione degli anticipi delle fatture è una priorità per le imprese:
- consente di risparmiare tempo;
- agevola il lavoro del personale, che, avendo meno difficoltà, sarà più coinvolto e potrà concentrarsi sulle attività più complesse;
- riduce gli errori;
- abilita una visione coerente della salute finanziaria dell’azienda.
La componente tecnologica è fondamentale: serve una piattaforma di tesoreria specializzata. Spesso, però, le aziende sottovalutano la necessità di rivedere profondamente i processi interni. L’azienda dev’essere un terreno fertile per poter far germogliare una gestione della tesoreria evoluta e agile. In molti casi, l’azienda stessa è vincolata a una visione ormai superata di come debbano essere gestiti gli anticipi delle fatture e non riesce a percepire quanto il suo modus operandi sia in realtà il primo ostacolo da superare.
Come automatizzare gli anticipi delle fatture
Per automatizzare il processo di gestione degli anticipi delle fatture, le imprese hanno bisogno di poter creare velocemente dei rapporti precisi su quali fatture sono state anticipate e per quale importo complessivo. Serve ottimizzare, in particolare, il rapporto con gli istituti bancari. Con un sistema meno evoluto, le aziende riscontrano ogni giorno grosse difficoltà: non sanno quali fatture sono state anticipate o quale finanziamento la banca ha deciso di estinguere. Questo tipo di analisi non può essere fatto manualmente: non per incapacità del personale, bensì perché senza un supporto tecnologico abilitante, le imprese non riescono ad aumentare le proprie capacità gestionali.
L’automatismo serve a elaborare correttamente le informazioni finanziarie che le aziende già hanno, ma che non riescono a gestire nel modo corretto: sono tante, disordinate e destrutturate. Per riuscire a rendere più efficiente ed evoluta la gestione degli anticipi delle fatture, le imprese hanno bisogno di:
- creare rapporti veloci e precisi sulla disponibilità dei castelletti e le partite finanziate ancora da incassare;
- sapere quali fatture sono state anticipate e per quale importo;
- avere una connessione diretta con la banca;
- gestire in automatico il rientro dell’anticipo;
- sapere istantaneamente quale anticipo è stato incassato.
L’importanza di un software di tesoreria dedicato
Nessuno si aspetta che una vecchia auto possa diventare improvvisamente più veloce. Allo stesso modo, le aziende non possono incrementare l’efficienza dei loro processi e innestare le automazioni necessarie per migliorare gli anticipi delle fatture se non implementano gli strumenti tecnologici fondamentali.
Una piattaforma di tesoreria dedicata serve per creare un accordo digitale fra tutte le informazioni finanziarie interne all’impresa e per abilitare una gestione che metta l’utente al centro, permettendogli di lavorare meglio e ottenere risultati migliori in meno tempo.
Soprattutto, un software per la gestione anticipata della tesoreria garantisce benefici trasversali per l’intera salute finanziaria delle imprese: migliora la gestione dei pagamenti, permette di creare un vero cash flow previsionale e di avere un controllo reale sulle commissioni bancarie.
