Semplificare e automatizzare la gestione dei pagamenti per ridurre i tempi di lavoro e rendere più efficiente l’operatività finanziaria quotidiana. Le aziende che adottano DocFinance realizzano l’importanza dell’automazione delle procedure contabili, dalla generazione delle disposizioni bancarie fino al miglioramento complessivo della gestione della tesoreria.
Un’azienda operante nel settore della distribuzione organizzata e della ristorazione collettiva aveva bisogno di un software specializzato che le permettesse di affiancare alla crescita del fatturato e degli incassi anche uno strumento evoluto di gestione della tesoreria. L’incremento del numero di transazioni finanziarie (circa cento ogni giorno) aveva evidenziato le difficoltà di gestire, senza un software dedicato e integrato, le registrazioni contabili, le previsioni dei flussi di cassa in entrata e in uscita per gestire i fabbisogni o le eccedenze di tesoreria e i controlli contabili.
I risultati dell’adozione di DocFinance sono stati trasversali: l’azienda ha eliminato gli errori derivanti dall’inserimento manuale dei dati nei fogli Excel; ha ridotto il numero di ore di lavoro necessario per la gestione dei pagamenti e ha realizzato un vero cash flow previsionale, che prima non era possibile se non in maniera approssimativa.
La gestione dei pagamenti con DocFinance
L’obiettivo del progetto era di integrare DocFinance con i programmi gestionali aziendali e con le procedure di internet banking degli istituti con cui l’azienda aveva dei rapporti. Inoltre, serviva istruire e formare i dipendenti che avrebbero usato il software per le diverse attività di loro competenza. A conclusione del progetto, tutte le aree amministrative coinvolte hanno riscontrato significativi benefici nell’attività quotidiana: l’utilizzo di DocFinance ha permesso di accelerare i tempi delle operazioni finanziarie legate ai pagamenti e agli incassi.
Prima di integrare DocFinance, l’azienda doveva associare manualmente le disposizioni di pagamento bancarie sulla base degli scadenzari e poi registrarle nella contabilità ed effettuare manualmente le riconciliazioni di controllo. L’adozione di un software di gestione della tesoreria evoluto come DocFinance ha permesso di generare automaticamente le disposizioni bancarie in base alle date di scadenza delle fatture dei fornitori e di proporre delle associazioni di partite quanto il soggetto coinvolto è sia cliente sia fornitore. Inoltre, il sistema di DocFinance propone in automatico su quale istituto bancario è più opportuno operare sulla base delle condizioni applicate.
Gestione dei pagamenti: i benefici dell’automazione
L’automazione di DocFinance ha comportato molti benefici per la gestione dei pagamenti. Prima l’azienda era abituata a registrare tutti gli incassi dei clienti manualmente. Ora la gestione è integrata: a fronte di un unico inserimento, vengono prodotte in automatico le diverse scritture contabili.
Inoltre, dopo l’introduzione di DocFinance l’azienda ha registrato molti vantaggi nella gestione dei versamenti degli incassi effettuati dagli agenti sul territorio, grazie a un codice univoco di relazione con la carta di versamento di ogni singolo agente, che consente la registrazione e la gestione dei movimenti collegando gli agenti e i clienti e le fatture pagate. La registrazione in contabilità con la riapertura del saldo a credito e la riconciliazione bancaria degli insoluti, inoltre, hanno enormemente migliorato la tempestività e la correttezza degli insoluti.
Meno errori e dati più precisi
L’utilizzo dei fogli Excel per la gestione dei pagamenti in azienda comportava frequenti errori perché gli incassi venivano registrati manualmente: un importo di una fattura poteva essere sbagliato oppure veniva registrata un’anomalia nell’associazione fra il cliente e la fattura. Questa modalità operativa comportava disagi nel breve termine (a causa del tanto tempo richiesto ai dipendenti per operazioni ripetitivi e di scarso valore aggiunto) e nel medio termine, poiché l’azienda non riusciva ad avere un cash flow previsionale preciso e affidabile. Eventuali errori nei pagamenti, inoltre, richiedevano ulteriori interventi a posteriori, come storni e giroconti.
L’utilizzo di DocFinance ha permesso all’azienda di intercettare le centinaia di incassi che riceve ogni giorno cercando automaticamente il cliente e la fattura nel sistema e creando i dovuti abbinamenti. Ciò ha garantito un significativo risparmio di tempo. I dipendenti, che prima erano oberati dal carico di lavoro manuale richiesto per registrare i pagamenti e gli incassi ed effettuare le riconciliazioni, possono, grazie all’adozione di DocFinance, concentrare le loro competenze sulle operazioni che offrono un reale valore aggiunto all’azienda.
Inoltre, la riduzione dei tempi di registrazione e il controllo sugli impegni finanziari nei confronti dei vari istituti bancari consentono una pianificazione finanziaria nel breve e nel medio periodo più evoluta e più precisa.
