Il controllo dei costi bancari aiuta le aziende a essere più flessibili e contribuisce ad abilitare una gestione della tesoreria accurata e precisa. Alle imprese serve il software adatto per poter avere una chiara panoramica di quanto stanno spendendo e dove: attraverso strumenti meno avanzati, come i fogli di calcolo, la prospettiva dei flussi di cassa è approssimativa e l’intera procedura di controllo dei costi bancari non è fattibile perché mancano gli automatismi necessari.
Per un’azienda specializzata nei servizi di sorveglianza e videosorveglianza, DocFinance ha realizzato un progetto di integrazione del suo software di gestione anticipata della tesoreria. Il cliente aveva bisogno di una soluzione digitale che potesse snellire le operazioni amministrative quotidiane, garantisse una disposizione più precisa dei pagamenti e, soprattutto, abilitasse una visione precisa e affidabile delle commissioni bancarie.
I problemi di un controllo dei costi bancari inefficiente
Il cliente aveva la necessità di avere una gestione più accurata delle banche e dei flussi finanziari, con l’obiettivo di snellire le operazioni di tesoreria e far risparmiare tempo ai dipendenti, in modo che potessero concentrarsi su altre operazioni di maggior valore strategico. Prima dell’adozione di DocFinance, la situazione finanziaria veniva monitorata e gestita attraverso l’utilizzo dei fogli Excel, su cui ogni giorno venivano riportate tutte le movimentazioni bancarie. Tale sistema era molto fragile: l’inserimento manuale dei dati richiedeva molto tempo e c’era un elevato rischio di errore. Inoltre, l’azienda aveva un cash flow previsionale, ma era approssimativo e le stime dei flussi di cassa non andavano oltre ai due mesi.
Il controllo dei costi bancari era un problema molto sentito perché, a causa del tanto lavoro manuale richiesto dalle operazioni di routine, il reparto amministrativo non aveva il tempo materiale di effettuare un’analisi dettagliata delle commissioni bancarie; di conseguenza, non riusciva a implementare un piano di efficientamento. Le varie distinte venivano quindi presentate in modo approssimativo.
I benefici di DocFinance nel controllo dei costi bancari
Per rispondere alle esigenze del cliente, innanzitutto DocFinance ha consigliato di sostituire il precedente home banking adottandone uno integrato. Le prime attività inserite nel software sono state i mutui e la ricostruzione dei saldi dei portafogli RIBA e SDD. Dopo qualche settimana, gli utenti erano in grado di utilizzare perfettamente DocFinance per la registrazione delle movimentazioni bancarie e per effettuare le disposizioni di pagamento: l’integrazione in azienda è stata fluida e senza soluzione di continuità.
Il sistema automatico di DocFinance consente di ottimizzare le presentazioni in base alle commissioni bancarie. Ciò significa che vengono privilegiate le banche che permettono di risparmiare sui costi bancari a seconda della presentazione che l’impresa deve effettuare. DocFinance offre alle aziende la possibilità di evidenziare le anomalie dei costi bancari e di valutare le migliori alternative, anche in chiave internazionale. Oltre al risparmio di tempo, ne consegue un netto risparmio di denaro perché l’azienda si muoverà sempre nei confini della migliore condizione economica possibile.
DocFinance ha aiutato l’intera gestione della tesoreria
Oltre al controllo dei costi bancari, l’adozione di DocFinance ha generato benefici trasversali in azienda, che ha registrato un netto miglioramento nel controllo dei costi bancari e ha percepito un sensibile snellimento del lavoro quotidiano dell’ufficio amministrativo. I dipendenti hanno potuto lavorare meglio, grazie all’adozione di uno strumento digitale avanzato, il che ha aumentato il loro coinvolgimento.
Inoltre, le funzionalità di DocFinance hanno permesso di abilitare un cash flow previsionale di medio termine e di prevedere la disponibilità finanziaria futura. L’utilizzo di un software di gestione della tesoreria evoluto come DocFinance ha consentito, inoltre, di ridurre sensibilmente i tempi necessari per la registrazione dei pagamenti, che prima veniva eseguita due volte alla settimana e manualmente.
