La riconciliazione degli incassi può essere lunga e complessa, se svolta manualmente. Ma diventa semplice e veloce da gestire se si ricorre all’automazione incassi di DocFinance. L'automazione incassi, attività di importanza cruciale per l'impresa dato che riguarda i soldi che sono entrati nelle casse, rappresenta un grande passo avanti per le aziende che hanno compreso come innovare la gestione della propria liquidità possa incidere fortemente sulla loro competitività. In questo articolo vi raccontiamo in modo pratico i benefici che, su questo tema, sta raccogliendo un consorzio agrario toscano, che offre prodotti e servizi per l’agricoltura.
I problemi del consorzio toscano
Nell’ambito della sua attività, il consorzio si relazionava con moltissimi punti vendita giornalmente, per effettuare la quadratura degli incassi e verificare le transazioni. I punti vendita incassano principalmente tramite Pos e assegni, questi incassi venivano poi registrati manualmente. Ma le registrazioni non erano di semplice verifica: ogni punto vendita registrava gli incassi manualmente, con errori di inserimento sia per i Pos, sia per il versamento degli assegni. Ciò rendeva difficile riconciliare movimenti contabili e bancari. Anche perché nel caso del versamento assegni, mancava ad esempio la descrizione del negozio che effettuava versamento. A ogni modo, un dipendente dell’azienda si occupava ogni giorno di gestire le discordanze tra la contabilità e i movimenti bancari. Per superare questa situazione e garantire una vera ottimizzazione dei processi, il consorzio toscano ha compreso che un’automatizzazione incassi avrebbe potuto velocizzare e semplificare il processo per riconciliare i movimenti contabili e bancari.
Il ruolo di DocFinance
DocFinance, per il versamento assegni, ha chiesto di inserire la descrizione del punto vendita nelle note di versamento. Nel caso del Pos, DocFinance ha suggerito un automatismo, rilevato dalle best practices degli oltre 5.000 progetti precedenti, grazie a cui l’utente non deve più verificare coerenza tra la contabilità e i movimenti in banca. Nel dettaglio, dalla contabilità è stata esportata un’indicazione dei movimenti giornalieri del negozio, che sono accreditati il giorno successivo in banca. La tesoreria indica in anticipo flussi di cassa in entrata sul conto corrente. Questa registrazione contiene un controllo automatico e l’indicazione del codice del punto vendita. In questo modo, l’utente non deve più verificare la coerenza tra la contabilità e i movimenti in banca. In caso di errore di registrazione da parte del punto vendita, non avviene la riconciliazione su DocFinance ed è segnalata la discrepanza all’utente.
I risultati ottenuti grazie a DocFinance
Tra i motivi di soddisfazione manifestati dal consorzio toscano, relativamente all’introduzione di DocFinance, da citare anche l’ottimizzazione del “tempo-lavoro” della persona che si occupava di riconciliazione tra movimenti contabili e bancari, che è riuscita, grazie alla velocizzazione dei controlli sulle banche, a risparmiare tempo da dedicare ad altre attività lavorative giornaliere. Inoltre, il software permette di effettuare un controllo puntuale, mentre prima il consorzio lasciava indietro le registrazioni per portare a termine le riconciliazioni. Prima di DocFinance, le riconciliazioni erano svolte solo a fine mese. Ora sono condotte ogni mattina e ogni mese.
Con il passare del tempo, le discordanze tra contabilità e banca sono diminuite grazie al controllo puntuale sui punti vendita.
Infine, l’utilizzo di un programma che fa apparire subito le discordanze è più comodo e veloce rispetto ad altri software, che, ad esempio, rilevano solo i movimenti contabili e bancari e lasciano all’utente il compito di trovare le differenze. In conclusione, grazie a DocFinance le aziende velocizzano e semplificano i processi per riconciliare i movimenti contabili e bancari.
