Le attività di registro di incassi e pagamenti sono operazioni fondamentali per ogni azienda, al fine di far quadrare i conti e far funzionare al meglio l'intero processo amministrativo aziendale, garantendo una riconciliazione degli incassi veloce ed efficiente.Tuttavia, queste attività sono al contempo noiose da svolgere e fonte di errori, ritardi o imprecisioni nei pagamenti, specialmente se svolte ancora manualmente, ad esempio tramite fogli Excel. Con impatti negativi sui processi decisionali aziendali. Ma fortunatamente, esistono dei software evoluti di tesoreria aziendale, nati proprio per semplificare e automatizzare la registrazione di incassi e pagamenti.
Perché automatizzare il registro di incassi e pagamenti
I software di tesoreria aziendale consentono di ottimizzare la gestione dei flussi di cassa in entrata (incassi) e uscita (pagamenti), semplificarla e automatizzarla, oltre che di rendere efficiente la riconciliazione dei pagamenti e la gestione degli incassi, minimizzando i tempi e le imprecisioni. Ciò permette a sua volta di: analizzare e individuare i rischi di impresa; monitorare in modo preciso e puntuale i flussi di cassa, in modo da avere un quadro più chiaro delle scadenze e di gestire meglio il cash flow in chiave previsionale. Per ottimizzare la gestione delle scadenze, le imprese devono sapere quando è il momento migliore per il pagamento ai fornitori e associare automaticamente la distinta di pagamento alle scadenze del cliente specifico per ridurre gli errori. Un software di tesoreria aziendale permette loro di farlo, a tutto vantaggio del rapporto con i clienti o fornitori e, in ultima analisi, della competitività aziendale. Inoltre, gli automatismi incrementano il coinvolgimento dei dipendenti, in quanto rendono più semplici e meno onerose in termini di tempo e impegno delle attività noiose e ripetitive, aumentando l’efficienza dell’ufficio amministrativo e il risparmio di tempo dei dipendenti, che possono impiegarlo per attività più stimolanti e a maggior valore aggiunto e in generale, essere più coinvolti nelle attività aziendali.
Automatizzare incassi e pagamenti con i software di tesoreria aziendale
I software evoluti di tesoreria aziendale offrono la piena integrazione e automazione sia dei processi e delle attività con la banca (o le banche), con i sistemi ERP e gestionali delle aziende. Solo in questo modo si può infatti abilitare un processo di automazione incassi e pagamenti efficiente, perché i pagamenti ricevuti o effettuati sono registrati quasi in tempo reale anche sul software, che a sua volta è collegato con il gestionale. Quest’ultimo è l'elemento chiave della riconciliazione dei pagamenti ricevuti perché consente di risalire alle varie operazioni effettuate, e di collegarle con le numerose fatture, che saranno poi saldate in modo automatico, senza errori e senza ritardi. Inoltre, grazie al software di tesoreria aziendale è possibile tenere automaticamente traccia delle condizioni (commissioni e tassi) applicate dagli istituti bancari.
Nel caso in cui un'azienda o un cliente con un unico pagamento saldi più fatture insieme, il software di tesoreria aziendale in automatico propone come saldare le fatture, a partire da quelle precedenti e più datate, e in questo modo riconcilia le fatturazioni di vendita con gli incassi.
Inoltre, se anche la controparte (fornitore o cliente) utilizza a sua volta il software di tesoreria aziendale, allora tra le due parti viene anche scambiato un documento elettronico che segue tutte le operazioni tra le parti, contiene e tiene aggiornate tutte le scadenze in pagamento, e chiude in automatico quelle completate.
Insomma, i software di tesoreria aziendale sono dei validi alleati per semplificare e automatizzare il registro di incassi e pagamenti da parte delle aziende.
