Gestione accentrata tesoreria: come avere il controllo con DocFinance

Una gestione accentrata della tesoreria consente alle aziende di ottenere il pieno controllo delle proprie finanze e di prendere decisioni più precise sulla propria liquidità. Per raggiungere questo scopo, serve un software che fornisca un cruscotto unificato e consenta di automatizzare i processi più ripetitivi: quel software è DocFinance. 

Per un gruppo di otto aziende specializzate nei servizi terminalistici per la movimentazione di container e project cargo e nel servizio di raccomandazione marittima alle navi porta container di linea, autostrade del mare, navi passeggeri e mega yacht, DocFinance ha realizzato un progetto di accentramento della tesoreria. Il cliente aveva già una competenza strutturata sulla gestione finanziaria, che portava avanti con una versione mai aggiornata di un altro software. Al cliente serviva, però, poter fare affidamento su una piattaforma che permettesse di coordinare la gestione dei clienti e dei fornitori e soprattutto di effettuare rapidamente le riconciliazioni e ottimizzare i tassi infragruppo. 


I limiti di una gestione accentrata della tesoreria poco evoluta
 

L’esigenza del cliente era di poter affiancare alle proprie competenze finanziarie e gestionali un software evoluto che garantisse le funzioni necessarie per accentrare la gestione della tesoreria, ottimizzare il controllo dei tassi infragruppo e abilitare una visione coerente dei propri flussi di cassa a lungo termine 

Un ulteriore limite percepito in maniera tangibile dal cliente quando usava il precedente software riguardava le registrazioni in prima nota. La riconciliazione bancaria, gli incassi dei clienti e i pagamenti ai fornitori venivano registrati in contabilità su dei conti transitori, senza effettuare il saldaconto. Ciò complicava la gestione finanziaria, appesantita da un software poco evoluto, perché obbligava l’azienda a tornare nel sistema di contabilità per fare lo storno e chiudere effettivamente le fatture. 


Gestione accentrata della tesoreria: migliorare con DocFinance
 

DocFinance ha cominciato con introdurre il proprio software di gestione della tesoreria sull’azienda più grande del gruppo, che registrava, quindi, il maggior numero di movimentazioni e percepiva come più urgente l’aggiornamento del software e l’accentramento della gestione finanziaria.  

Con il precedente software, inoltre, gli scadenziari venivano gestiti nel programma di contabilità e i pagamenti erano effettuati attraverso il sistema di remote banking: ora l’intera gestione avviene direttamente all’interno di DocFinance, con vantaggi significativi in termini di tempo risparmiato, maggiore efficienza del lavoro quotidiano e di coinvolgimento dei dipendenti. 

L’introduzione di DocFinance non ha riscontrato particolari criticità. L’intervento ha permesso di sostituire il precedente software senza soluzione di continuità e i conti contabili sono rimasti invariati. Dopo aver impostato correttamente il cash pooling e dopo che l’azienda più grande aveva raggiunto un elevato livello di confidenza con il metodo e le funzionalità di DocFinance, il software è stato adottato anche dalle altre aziende del gruppo. Ciò ha permesso di abilitare una gestione accentrata della tesoreria a 360 gradi.


Gestione accentrata della tesoreria: i benefici di DocFinance
 

Aver configurato un’adeguata gestione accentrata ha permesso al cliente di avere una prospettiva più evoluta e chiara dei costi associati alla gestione della tesoreria. Ciò ha portato una serie di vantaggi trasversali:  

  • una migliorata capacità di bilanciare i saldi negativi e quelli attivi fra le aziende del gruppo;  
  • una riduzione dei costi indiretti della gestione finanziaria;  
  • un numero significativamente ridimensionato delle operazioni manuali da effettuare quotidianamente e, quindi, meno rischi di errori nell’inserimento dei dati e nella gestione delle fatture, dei pagamenti e degli incassi; 
  • una gestione dei clienti e dei fornitori più accurata, grazie alle automazioni abilitate da DocFinance per la gestione accentrata della tesoreria; 
  • l’intero ciclo di finanziario viene ora gestito all’interno di DocFinance: l’azienda risparmia tempo e ottiene risultati migliori. 

Il cliente ha sottolineato la semplicità d’uso di DocFinance. Inoltre, ha particolarmente apprezzato l’approccio di DocFinance alla gestione della tesoreria e valuterà di adottare anche DocCredit per la gestione avanzata del credito.


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