I finanziamenti a breve termine rientrano nelle situazioni amministrative e finanziarie più delicate da gestire. Serve un’attenta organizzazione dei dati e del collegamento fra gli anticipi delle fatture e il mondo bancario per poter avere una prospettiva chiara, ma soprattutto precisa. I finanziamenti a breve termine consentono alle imprese di fronteggiare un momento transitorio delicato; ma se non vengono gestiti correttamente, possono rappresentare un ulteriore elemento di disordine informativo.
Per un’agenzia del lavoro in forte crescita e che necessitava di rinnovamento, DocFinance ha implementato la sua soluzione di gestione anticipata della tesoreria. Oltre a un miglioramento tecnologico e organizzativo, l’azienda sentiva il bisogno di rivedere le sue procedure interne al fine di identificare un tesoriere e di coordinare il lavoro dei colleghi.
I risultati raggiunti hanno consentito di semplificare il pagamento degli stipendi, di ottenere un controllo puntuale degli anticipi e di abilitare un cash flow previsionale affidabile.
Finanziamenti a breve termine: il ruolo del change management
Il cliente stava crescendo rapidamente, ma le procedure amministrative e finanziarie non erano state aggiornate: erano radicate da anni di esperienza e gli utenti coinvolti erano affezionati alle procedure esistenti. L’introduzione di un software di gestione della tesoreria veniva percepita con timore: l’azienda temeva che la propria operatività quotidiana venisse stravolta.
La gestione dei finanziamenti a breve termine e degli anticipi delle fatture avveniva per mezzo dei fogli di calcolo Excel: un mezzo consolidato, ma molto fragile e a rischio di includere errori manuali, che possono ripercuotersi a catena sul resto del lavoro dell’area finanziaria. Il cliente sentiva l’esigenza, inoltre, di ottimizzare i costi associati al pagamento degli stipendi, di automatizzare gli anticipi delle fatture e di migliorare il collegamento con gli istituti di credito per reperire le condizioni bancarie da inserire nel sistema.
DocFinance ha fornito innanzitutto un servizio di consulenza. La prima necessità rilevata era di identificare una figura, all’interno dell’azienda del cliente, che svolgesse il ruolo di tesoriere. Prima dell’implementazione di DocFinance, il direttore finanziario aveva preso in carico tutte le decisioni: c’era bisogno, però, di delegare la gestione della tesoreria per avviare un processo di rinnovamento delle operazioni e per snellire l’operatività quotidiana. Aver identificato un tesoriere ha dato una forte accelerazione al progetto.
Anticipare le fatture con DocFinance
Dopo aver superato le principali remore del cliente sul cambiamento, DocFinance ha implementato con successo e rapidamente la sua piattaforma per la gestione anticipata della tesoreria. Ogni mese vengono disposti circa 15.000 stipendi attraverso un file che viene spacchettato in più distinte sulla base delle disponibilità. Prima dell’implementazione di DocFinance, venivano effettuati una serie di giroconti per creare la disponibilità e ciò rallentava l’attività.
Inoltre, aver adottato uno strumento evoluto ha permesso all’azienda di automatizzare la gestione del rientro degli anticipi delle fatture. Ciò ha fatto risparmio molto tempo e ha abilitato la produzione di rapporti puntuali e regolari sulla disponibilità dei castelletti, sulle partite finanziate e ancora da incassare. Il tempo risparmiato su queste attività di routine ha permesso ai dipendenti di operare con maggiore coinvolgimento sulle attività più complesse, che rappresentano un valore aggiunto per l’impresa.
Inoltre, grazie a DocFinance sono state create in contabilità le anagrafiche delle assicurazioni che vengono utilizzate solo per le informazioni utili alla disposizione del bonifico. La gestione dei finanziamenti a breve termine ne è uscita rinvigorita, organizzata e i benefici apportati sono stati percepiti trasversalmente nell’area finanziaria dell’azienda.
Finanziamenti a breve termine, i vantaggi di usare DocFinance
A seguito dell’adozione di DocFinance, il cliente ha particolarmente apprezzato le automazioni integrate, che hanno contribuito a snellire il lavoro dei dipendenti, ma senza stravolgerlo. Ora i dipendenti possono conoscere immediatamente, per esempio, quando una fattura anticipata è stata incassata attraverso i suggerimenti automatici del software.
Per di più, prima di adottare DocFinance, l’azienda non aveva la possibilità di prevedere i suoi flussi di cassa: ciò significa che l’impresa non riusciva ad avere un controllo reale della sua liquidità e, di conseguenza, della sua salute finanziaria. Se precedentemente l’analisi del cash flow veniva effettuato solo a consuntivo, con diversi mesi di ritardo, l’implementazione di DocFinance ha abilitato una prospettiva anticipata e a medio termine, fondamentale per una gestione a 360 gradi della tesoreria.
