Per comprendere il proprio stato di liquidità e di indebitamento finanziario un'azienda si può affidare ad uno degli indicatori più utilizzati, la posizione finanziaria netta. Definita come somma tra crediti finanziari a breve, medio e lungo termine e disponibilità liquide, al netto delle passività finanziarie a breve, medio e lungo termine, questa grandezza può essere calcolata e monitorata costantemente attraverso software che non solo minimizzano gli errori ma favoriscono una riorganizzazione generale della tesoreria stessa mettendo ordine e ottimizzando le procedure.
Posizione finanziaria netta, utile nel quotidiano e a consuntivo
La certezza di poter avere in qualsiasi momento disponibile in breve tempo una valutazione della propria posizione finanziaria online permette all'azienda di rispondere agli imprevisti in modo più reattivo ed efficace e allo stesso tempo di gestire meglio la propria liquidità, nella piena consapevolezza di come il sistema bancario valuta la sua situazione.
Al di là della doverosa pianificazione finanziaria che ogni impresa dovrebbe avere, può sorgere la necessità di effettuare dei pagamenti non previsti, ad esempio, e solo grazie ad un report sulla PFN è possibile individuare in quale delle banche utilizzate c'è maggiore disponibilità, disponendo da quella il pagamento. Perché ciò avvenga nei tempi rapidi spesso richiesti da questo tipo di situazioni è necessario avere a disposizione una valutazione della posizione finanziaria online sempre aggiornata: lavorando con fogli di calcolo si dovrebbe effettuare più volte al giorno questa stima affatto banale in cui entrano in gioco diversi rapporti bancari (portafoglio, anticipo fatture, finanziamenti, mutui, leasing, factor, etc.).
Anche in sede di consuntivo, un calcolo efficiente e puntuale della PFN relativo ad un preciso momento è fondamentale perché significa fare una fotografia dell'esposizione dell'azienda per quanto riguarda rischi autolimitanti, a scadenza e a revoca permettendole di conoscere la sua posizione nel mese precedente e così effettuare le coperture di fine mese, evitare proroghe su anticipi, pagare rate dei mutui e superare il proprio fido di cassa.
Esiste un utilizzo anche previsionale della PFN, ad esempio per vedere i saldi decurtati dei mutui e dei leasing e come il fido di portafoglio diminuisce in base alle scadenze.
Perché affidare il calcolo della PFN ad un software di tesoreria
Data l'importanza cruciale di avere sottomano una stima della posizione finanziaria netta precisa e tempestiva, affidarsi ai fogli di calcolo diventa un rischio per l'imprenditore che può invece scegliere il supporto di un software di tesoreria come quello di DocFinance.
Quando si utilizzano più banche e si gestiscono mutui, leasing, finanziamenti e factoring, diventa un passaggio obbligatorio per mantenere un controllo immediato della propria situazione finanziaria grazie a puntuali report sui rapporti in essere con ogni banca. I vantaggi di automatizzare il calcolo della PFN vanno oltre la tempestività: con DocFinance è infatti si ha infatti la certezza dei dati su cui esso si basa, essendo il sistema integrato sia con la contabilità che con le banche. La reportistica si costruisce con l'operatività e non resta nel cassetto del tesoriere ma diventa facilmente condivisibile all'interno di uffici di diverse aree quali la direzione, l'amministrazione e il credito. Notevole anche il contributo organizzativo che un software di tesoreria in tal senso può dare innescando un processo di efficientamento e di ottimizzazione di procedure spesso adottate per abitudine ma non sempre salutari per i conti dell'azienda.
Agile gestione di pagamenti urgenti con DocFinance: un caso reale
Un riordino generale dei processi di gestione, in particolare dei pagamenti, è proprio ciò che è scaturito dall'implementazione di DocFinance per il calcolo della posizione finanziaria netta online in un'azienda spesso costretta a effettuare bonifici urgenti e non pianificati per la natura del settore in cui opera, quello dei metalli.
Ricorrendo al software quando la situazione era diventata insostenibile a fronte alla necessità di aggiornare anche più volte al giorno il calcolo PFN, l'azienda ne ha implementato l'uso nell'arco di 10 incontri anche di formazione, arrivando a sostenere le richieste di pagamenti improvvise senza affanno. Non solo: la possibilità di avere la situazione sotto controllo facilmente ha favorito una migliore pianificazione finanziaria e ha limitato le richieste di bonifici urgenti alle uniche occasioni in cui erano realmente necessari perché legati all'acquisto di metalli preziosi. Gestire i pagamenti senza seguire l'ordinario processo era infatti diventata una “cattiva abitudine” diffusa ma che, grazie a DocFinance, è stata risanata stabilendo procedure standard agili, pratiche ed efficienti, tanto da conquistare il consenso anche di coloro che inizialmente si erano mostrati più resistenti al cambiamento.
