La gestione degli ordini è una delle attività cruciali per un’impresa, perché gli ordini generano flussi di cassa in entrata per l’azienda, ossia liquidità. Tenere i conti e i pagamenti in ordine implica per un’azienda poter prevedere l'andamento delle entrate e dei flussi di cassa nei mesi futuri, controllare i pagamenti in scadenza, monitorare i ritardatari, chiudere le operazioni e le fatture saldate.
I rischi di una gestione degli ordini manuale
Una gestione degli ordini eseguita manualmente dagli addetti alla contabilità porta con sé un procedure lunghe e complesse, ed è oltretutto fonte di possibili errori umani. Digitalizzare l’intera procedura di acquisizione ed elaborazione degli ordini invece riduce notevolmente gli errori e consente inoltre di omogeneizzare in un unico standard le richieste che arrivano dai diversi canali di vendita. Inoltre, una gestione degli ordini manuale non permette alle aziende di avere un’idea dei flussi di cassa in arrivo, soprattutto in un’ottica previsionale, ossia nel medio-lungo termine.
L’importanza della pianificazione finanziaria
Prevedere i flussi di cassa significa, per esempio, preventivare il momento migliore del ciclo di tesoreria per pagare in anticipo i fornitori (magari con un piccolo sconto in fattura), per investire o per sfruttare sistemi di invoice financing per ottenere liquidità immediata. Monitorare i flussi di cassa è fondamentale, in quanto indica se le strategie commerciali dell’impresa sono corrette, se la gestione della tesoreria va migliorata oppure se c’è bisogno di digitalizzare le operazioni contabili per potenziare il reparto amministrativo.
Dai flussi di cassa dipendono la liquidità dell’impresa da cui, a sua volta, dipendono gli investimenti che l’imprenditore può valutare per far crescere la propria attività.
Come integrare la gestione degli ordini con la pianificazione finanziaria
La previsione dei flussi di cassa può essere condotta solo tramite soluzioni software evolute e digitali, che garantiscono un controllo esteso sulla situazione finanziaria delle singole aziende, ma anche dei gruppi e, soprattutto, coinvolgendo anche le sedi estere. Tali software consentono infatti di monitorare i flussi monetari in ingresso e in uscita secondo diverse prospettive, essendo integrati con i sistemi gestionali e quelli di remote banking, gli scadenzari e il budget, per una gestione anticipata della tesoreria che assicuri all'azienda di avere sempre a disposizione la liquidità sufficiente per far fronte ai propri impegni. Inoltre, tali software permettono di tracciare tutte le dilazioni concesse e ipotizzare una certa quota di crediti insoluti e, sempre in un’ottica previsionale, anche di ideare e implementare una efficace strategia di risk management che includa fattori quali il contesto economico esterno all’azienda e la stagionalità dei ricavi, al fine di prevenire in tempo possibili tensioni di liquidità.
Il software da scegliere deve essere pensato appositamente per la gestione anticipata della tesoreria. Tali gestionali riescono infatti a fornire un unico cruscotto per l’aggiornamento in tempo reale delle entrate e delle uscite e a fare previsioni dei flussi di cassa nel medio termine. Inoltre, permettono ai gruppi di società di poter controllare l’intero aspetto finanziario comodamente da un solo ufficio, anche se le filiali sono residenti all’estero.
L’importanza dell’integrazione tra gestionale e tesoreria
È vitale che il software gestionale e la tesoreria siano sincronizzati e costantemente essere in contatto, altrimenti l’azienda non può basare le sue decisioni su informazioni garantite. I due sistemi sono spesso visti come ridondanti. Sicuramente gli Enterprise Resource Planning (ERP) includono funzioni molto basilari dedicate alla tesoreria, ma è altrettanto vero le soluzioni di Enterprise Resource Planning e i software per la tesoreria collaborano molto bene insieme poiché sono complementari. L’integrazione dei dati dei due sistemi garantisce all’impresa delle solide fondamenta organizzative e una vera digitalizzazione. Il risultato di una gestione della tesoreria evoluta sarà un migliore rapporto dell’azienda con clienti e fornitori. Provare per credere.
