Un prospetto di cash flow preciso e aggiornato in tempo reale: ecco l’obiettivo di tutte le imprese che ambiscono a rendere la gestione della tesoreria una leva per cogliere le opportunità di business. Spesso le aziende fanno affidamento su dati non aggiornati né puntuali; su informazioni di tesoreria che devono essere gestite manualmente e che quindi hanno bisogno di tempi più lunghi di gestazione. Il risultato è un cash flow che non può supportare le decisioni né può contribuire ad avere una prospettiva chiara su quale sarà lo stato finanziario dell’azienda nei mesi successivi.
In tal senso, la nuova disciplina della crisi d’impresa stabilisce una direzione chiara: le imprese devono assicurare di riuscire a coprire i debiti finanziari nei mesi successivi.
Un prospetto di cash flow puntuale, insomma, è fondamentale per avere una gestione finanziaria; eppure, tante aziende continuano a usare Excel, che non è uno strumento adeguato.
Prospetto di cash flow: i rischi di Excel
Non essendo un supporto informatico dedicato alla tesoreria, Excel non solo non aiuta le imprese ad avere un prospetto di cash flow aggiornato e preciso; ma è uno strumento lento e vittima di molti errori manuali. Tali errori emergono poi in fase di analisi e di decisione, rallentando l’intero processo; o peggio ancora, possono comportare una decisione sbagliata a causa di dati imprecisi.
Una prospettiva chiara su quali saranno i flussi di cassa in divenire serve alle imprese sia per fronteggiare i debiti futuri (e soprattutto sapere se saranno in grado di farlo) sia per sfruttare momenti del ciclo di tesoreria idonei a un investimento.
Excel non permette di avere facilmente il cash flow e i dati inseriti manualmente sono in ritardo; è evidente, quindi, che non può essere il software di riferimento per la gestione della tesoreria. Insomma: è meglio farne a meno.
Prospetto di cash flow: perché serve
Grazie a un prospetto di cash flow chiaro e soprattutto aggiornato in tempo reale, le aziende possono prendere le migliori decisioni al momento più adatto.
I vantaggi sono molteplici:
- mai più sorprese finanziarie;
- le figure decisionali possono predisporre di un prospetto di cash flow aggiornato in qualunque momento, anche per riunioni improvvise;
- l’azienda previene eventuali cali di liquidità e di difficoltà a saldare i debiti;
- in ogni momento l’impresa conosce lo stato del cash flow e può prevederne l’andamento futuro;
- la tesoreria può effettivamente supportare il business plan.
Il cash flow può essere percepito come il semaforo dell’azienda: quando è positivo (cioè verde) allora l’azienda può sostenere le spese e investire. Quando è in negativo (cioè rosso), allora l’impresa deve intervenire per reperire nuova liquidità o ottimizzare i costi.
Senza un prospetto di cash flow, però, non riesce ad avere tale prospettiva e quindi ha una gestione finanziaria miope.
I rischi dell’attività manuale
Infine, bisogna considerare che la natura di Excel costringe il personale a un lavoro ulteriore non necessario, che non dà alcun valore aggiunto, ma occupa molto tempo.
Le risorse umane amministrative e contabili che quotidianamente sono predisposte per riportare le informazioni contabili (mutui, pagamenti, incassi, eccetera) devono svolgere delle operazioni ripetitive e manuali: devono prima inserire l’informazione in contabilità e poi nei fogli Excel.
La stessa operazione viene eseguita due volte e quindi bisogna spendere il doppio del tempo e il doppio delle risorse umane. La conseguenza è una sola: l’attività amministrativa, così indaffarata a star dietro alle operazioni duplicate, non può concentrarsi dove invece servirebbe, cioè sulle attività a valore aggiunto che costruiscono le fondamenta finanziarie dell’impresa.
Inoltre, l’attività manuale è un grosso rischio: quando i dati vengono inseriti manualmente è più alta la probabilità che subentrino degli errori nel calcolo dei flussi di cassa. Ne consegue un prospetto del cash flow impreciso se non totalmente sbagliato: e le aziende non possono permetterselo.
