La gestione anticipata della tesoreria aziendale permette di risparmiare tempo e ottimizzare il lavoro quotidiano del personale amministrativo. Riuscire a conoscere in tempo reale il cash flow e poter eseguire tutte le attività finanziarie da un unico cruscotto sono elementi di una gestione evoluta a cui le imprese non possono fare a meno.
Un’azienda della logistica in forte espansione, con un fatturato di oltre 8,7 milioni di euro, aveva bisogno di evolvere la propria gestione della tesoreria: sentiva l’esigenza di una piattaforma che la affiancasse nel percorso di crescita e permettesse di confrontare il cash flow previsionale con quello consuntivo. Inoltre, la riduzione dell’attività manuale era un requisito fondamentale per il cliente.
DocFinance ha risposto all’esigenza del cliente attraverso l’implementazione della sua piattaforma di gestione anticipata della tesoreria aziendale. Potendo contare sui vantaggi e sul metodo evoluto di DocFinance, il cliente è riuscito a riorganizzare la propria gestione finanziaria puntando su aspetti innovativi come la riconciliazione semi-automatica e l’accentramento delle attività di tesoreria in un unico software.
Gestione anticipata della tesoreria aziendale: cosa serviva al cliente
Molte imprese sentono la necessità di configurare un modello di gestione anticipata della tesoreria aziendale e spendono molto tempo per poterlo fare; ma prive degli strumenti adeguati non riescono a raggiungere l’obiettivo.
Il cliente era una di queste imprese e basava la propria gestione della tesoreria sui fogli di calcolo di Excel, che rappresentano uno strumento non idoneo alle esigenze di un’azienda in grande espansione. Uno dei limiti più sentiti erano le difficoltà insite nella gestione manuale degli incassi con varie tecniche (dai bonifici agli assegni fino alle RiBa).
Inoltre, prima dell’implementazione di DocFinance erano frequenti gli incassi dalle bolle di consegna con la registrazione in un conto corrente transitorio e tali incassi dovevano poi essere stornati successivamente alla registrazione della fattura, che doveva essere chiusa contestualmente.
I limiti erano evidenti e ancora di più l’azienda soffriva l’impossibilità di prevedere in maniera puntuale i flussi di cassa: voleva poter contare su un modello evoluto che le permettesse di conoscere in anticipo lo stato della liquidità con o senza gli investimenti.
La risposta di DocFinance: operazioni più veloci e organizzazione evoluta
Per rispondere ai bisogni di gestione anticipata della tesoreria aziendale del cliente, DocFinance ha implementato la propria piattaforma.
Sono stati inserite in DocFinance tutte le linee di credito utilizzate dall’azienda (conti correnti, portafogli, anticipo fatture, leasing e mutuo) e anche gli incassi delle cambiali. Inoltre, DocFinance ha automatizzato la registrazione degli assegni nella stessa data della fattura.
L’introduzione di DocFinance ha uniformato la tesoreria del gruppo e ha trasformato i processi interni di gestione della tesoreria. Mentre prima ogni persona era addetta a una specifica mansione (come la riconciliazione dei dati), oggi le figure del reparto amministrativo sono intercambiabili, tutte sono sincronizzate con le informazioni aggiornate e la fluidità del lavoro ha garantito una riduzione dei tempi e un’organizzazione più efficiente.
Inoltre, introducendo DocFinance, l’azienda ha potuto integrare un vero cash pooling che nella situazione iniziale non poteva essere previsto a causa dei limiti dei fogli di calcolo.
Gestione anticipata della tesoreria aziendale: i benefici di DocFinance
I vantaggi percepiti dall’azienda sono stati molteplici e il cliente è soddisfatto dei risultati raggiunti.
La gestione anticipata della tesoreria aziendale più evoluta ha permesso di:
- semi-automatizzare la riconciliazione bancaria, con un’ottimizzazione evidente dei tempi a disposizione dell’ufficio di amministrazione;
- istituire la fatturazione immediata in modo tale da non avere più la necessità di tenere sotto controllo i conti corrente transitori degli incassi, evitando eventuali problemi dovuti alle partite non chiuse;
- determinare il cash flow previsionale per poter individuare eventuali scostamenti da quello consuntivo;
- accentrare in un’unica piattaforma la completa gestione finanziaria.
L’introduzione di DocFinance ha permesso di uniformare la tesoreria del gruppo e di standardizzarne i processi. Il cambiamento apportato dalla piattaforma è stato accettato rapidamente e ha permesso così all’azienda di migliorare il proprio modello operativo cogliendo subito i vantaggi della soluzione per rafforzare la gestione finanziaria.
