Il cash flow consuntivo e previsionale rappresenta una delle leve più forti per ottimizzare il ruolo della tesoreria della Financial Supply Chain delle imprese: riuscire a raggiungere l’obiettivo di una previsione dei flussi di cassa affidabile e puntuale significa aumentare la solidità finanziaria dell’azienda.
Un gruppo italiano di società operanti nella produzione e nella promozione del software, con un fatturato di 15 milioni di euro, aveva bisogno di evolvere la propria gestione della tesoreria, passando dai fogli Excel a un sistema avanzato e che offrisse una prospettiva del cash flow affidabile. Inoltre, il cliente aveva bisogno di ridurre i tempi di gestione dell’attività finanziaria e di evitare la duplicazione delle operazioni e non riusciva a ottimizzare i costi bancari.
Perciò, DocFinance ha implementato la sua soluzione per la gestione anticipata della tesoreria fornendo al cliente una serie di novità che sono riuscite a esaudire le sue esigenze, ridurre il carico delle operazioni ripetitive in capo ai dipendenti del reparto amministrativo e di raggiungere un cash flow consuntivo e previsionale di qualità.
Cash flow consuntivo e previsionale a confronto
Quando si parla di cash flow consuntivo e previsionale, l’elemento dirompente è la semplicità con cui è possibile verificare le due situazioni finanziarie. Confrontare la previsione e il consuntivo, quindi il risultato effettivo delle attività dell’organizzazione, è fondamentale per eventualmente integrare degli scostamenti di bilancio e rivedere il budget che l’organizzazione ha stanziato per le sue attività.
In altre parole, serve a valutare quanto l’azienda sia riuscita a prevedere correttamente le risorse finanziarie necessarie a eseguire il suo business plan e a rivedere tale pianificazione una volta registrati i risultati, anche sulla base di eventuali situazioni esterne non prevedibili.
Confrontare i dati in maniera semplice e soprattutto precisa, aggregandoli in un’unica piattaforma centralizzata, è fondamentale per poter effettuare tale confronto evitando errori e in modo efficiente. A causa di una gestione della tesoreria disordinata, il cliente non riusciva a predisporre un confronto adeguato con conseguenti impatti sull’efficacia del ruolo che la tesoreria deve interpretare.
Cash flow consuntivo e previsionale: i limiti di Excel
Prima dell’adozione di DocFinance, il gruppo di società basava la propria operatività finanziaria su Excel, che rappresenta un software molto usato, ma che non presenta quelle funzioni dedicate alla gestione della tesoreria che garantiscono alle imprese gli strumenti per rafforzare la gestione finanziaria complessiva. Il cliente gestiva la tesoreria attraverso vari fogli Excel per il monitoraggio del cash flow, dello scadenzario attivo e passivo e degli affidamenti bancari.
In particolare, il cliente sentiva la necessità di ottimizzare il processo di tesoreria evitando di duplicare le operazioni: gli stessi movimenti venivano caricati manualmente prima nel cash flow e poi nel programma di contabilità. Ciò presentava due problemi:
- il primo, evidente, era un rallentamento complessivo delle operazioni quotidiane;
- il secondo riguardava invece l’affidabilità delle modalità di gestione: l’inserimento manuale dei dati, oltre che essere un processo lento, comportava un elevato rischio di errori, che a cascata, poi, possono ricadere sulla previsione del cash flow finanziario rendendolo inaffidabile.
Cash flow consuntivo e previsionale: i benefici della soluzione di DocFinance
Per garantire al cliente l’evoluzione nella gestione della tesoreria e un cash flow consuntivo e previsionale efficace, innanzitutto DocFinance ha dovuto reperire tutte le informazioni per il censimento dei rapporti con le banche e per la configurazione del gestionale.
Questa prima fase ha comportato alcune difficoltà, che hanno illustrato le deficienze in essere nel sistema preesistente del cliente: i rapporti con le banche erano confusi, come risultato di un approccio alle commissioni bancarie e alle relazioni con gli istituti di credito non completo.
L’azienda si trovava in una situazione in cui subiva i rapporti con le banche anziché poter trattare le commissioni migliori.
Pianificazione puntuale e più efficienza
I vantaggi dell’implementazione di DocFinance sono stati molteplici e trasversali:
- le risorse addette alla gestione della tesoreria hanno ottimizzato i tempi e possono concentrare le proprie competenze verso altre attività amministrative a maggior valore per l’impresa;
- l’azienda ha potuto integrare una verifica puntuale delle commissioni bancarie e ora riesce a effettuare un controllo trimestrale delle liquidazioni rispetto all’estratto conto bancario;
- soprattutto ora l’impresa può anticipare la gestione della tesoreria con enormi benefici che spaziano da un cash flow consuntivo e previsionale, sempre aggiornato in tempo reale, al maggiore controllo della propria liquidità, grazie a cui provvedere a una pianificazione puntuale e consapevole.
In particolare, la prima fase di adattamento ha comportato un ribaltamento dello schema operativo. Prima dell’adozione di DocFinance, le operazioni venivano caricate in banca e poi rilevate su diversi fogli di Excel. Grazie a DocFinance, ora le operazioni vengono inserite direttamente nel gestionale di tesoreria e non c’è bisogno di ulteriori rilevazioni. La semplificazione dei processi è stata netta.
