Ogni azienda, imprenditore e ufficio amministrativo quando si trova a dover gestire flussi di cassa in entrata sa di dover effettuare, seppur nella soddisfazione dell'incasso, una serie di operazioni noiose che sono però essenziali per assicurare sia la correttezza delle procedure e sia l'aggiornamento e l'affidabilità della gestione delle risorse aziendali. L'automazione incassi rappresenta quindi un vero sollievo, la soluzione per risparmiare tempo da dedicare ad altre attività a valore aggiunto, evitare imprecisioni e non restare indietro come invece può accadere quando, come vedremo, tutto viene fatto in maniera manuale.
La semplificazione della gestione degli incassi necessita di due passaggi fondamentali che solo un software specifico e molto evoluto di tesoreria aziendale come DocFinance può offrire: la piena integrazione e automazione sia dei processi e delle attività con la banca, o le banche, di riferimento sia delle operazioni, con i sistemi ERP e gestionali delle aziende. Solo in questo modo si può abilitare un processo di automazione incassi efficiente e l'azienda può dirsi “liberata” dall'incombenza della loro gestione.
Grazie all'integrazione del software con il mondo bancario, infatti, tutti i pagamenti ricevuti da parte dei clienti vengono notificati quasi in tempo reale dalle banche stesse, un modo anche per tenere tempestivamente e costantemente aggiornata l'azienda del flusso delle entrate e di eventuali rallentamenti o errori. Il collegamento diretto con il gestionale è invece l'elemento chiave della riconciliazione dei pagamenti ricevuti perché consente di risalire alle varie operazioni effettuate e di collegarle con le numerose fatture che saranno poi saldate in modo automatico.
Mentre il software di DocFinance realizza questa serie di operazioni di automazione incassi, l'imprenditore e l'ufficio amministrativo si trovano di fronte ad una maschera con la lista degli incassi ricevuti e da contabilizzare che possono gestire in due differenti modalità, dando conferma “riga per riga” oppure dando il via libera al software per effettuare in autonomia la riconciliazione di quanto riportato.
L'automazione incassi, attività di importanza cruciale per l'impresa dato che riguarda i soldi che sono entrati nelle casse e quelli che ancora mancano, rappresenta un grande passo avanti per le aziende che hanno capito come innovare la gestione della propria liquidità possa impattare fortemente sulla loro competitività. Grazie a DocFinance da un lato possono conoscere e monitorare fin da subito e anche in anticipo tutti i pagamenti in sospeso e le fatture aperte e dall'altro velocizzano e semplificano una procedura come quella della riconciliazione, non priva di criticità. Quando si ha a che fare con la Grande Distribuzione Organizzata che salda contemporaneamente tante fatture insieme con un solo bonifico, ad esempio, non è banale associare agli incassi le diverse fatture e la procedura, se fatta manualmente, è lunga e complessa, e può portare ad errori.
Un'altra criticità della gestione degli incassi è quella relativa ai pagamenti dall'estero, spesso effettuati con nominativi o ragioni sociali diverse e non sempre facili da ricondurre all'azienda da cui ci si aspettava di incassare. Questo è uno dei problemi risolti da DocFinance una volta implementato il proprio software di tesoreria all'interno degli uffici di un cliente attivo nella settore dell'industria conciaria, chiamato ogni giorno a gestire centinaia di incassi, non solo dall'Italia. Rimasta indietro di diversi mesi, l'azienda ha scelto la strada dell'automazione incassi dopo numerose esitazioni, riuscendo a mettere infine ordine nei movimenti in arrivo da oltre una dozzina di banche e che da mesi non erano stati contabilizzati. In una mezza giornata, il software è stato configurato in modo che fosse possibile recuperare tutti i flussi delle diverse banche per poi verificare che ogni cliente trovasse corrispondenza nel gestionale e le fatture venissero saldate. Così avviata la procedura di automazione incassi, all'azienda ha poi potuto utilizzare semplicemente la maschera a sua disposizione per visualizzare le note della banca e quanto fatto di volta in volta da DocFinance in assoluta trasparenza.
Oltre a liberare gli uffici dalla gestione di centinaia di incassi ogni giorno, procedura noiosa e non molto stimolante, DocFinance ha assicurato efficienza nel processo perché, essendo svolto tutto all'interno del software, le probabilità di errore diventano minime. Non indifferente anche l'impatto più generale sulla competitività dell'azienda stessa che, avendo ora tutti gli strumenti per gestire meglio le proprie risorse, è in grado di prendere decisioni di business più consapevoli e funzionali alla sua crescita.
I clienti DocFinance possono poi inviare ai propri fornitori una notifica di pagamento in cui indicano le effettive scadenze saldate con un bonifico, se il fornitore, poi, è al contempo cliente di DocFinance potrà importare questo file e automatizzare al 100% il processo di incasso.