Avere il controllo della contabilità e della tesoreria significa monitorare in modo attento e preventivo la propria liquidità gestendola in modo oculato per poter saldare in anticipo le fatture dei fornitori, ad esempio, oppure per guadagnare sfruttando il flusso di cassa positivo. Tutto ciò è possibile effettuando una accurata analisi del cash flow previsionale che permetta di sapere quando si può predisporre del denaro liquido e prendere le migliori decisioni per il mantenimento o la crescita del proprio business.
Gli elementi fondamentali dell'analisi del cash flow
Per l'analisi del flusso di cassa va posta l'attenzione su alcuni aspetti fondamentali che ne determinano l'efficacia, primo fra tutti l'insieme delle specificità che caratterizza ogni realtà aziendale. Canali di vendita, strumenti di pagamento, tipologia di clienti: sono tutti fattori che incidono fortemente sul flusso di cassa, anche all'interno di uno stesso settore.
Quando si inizia poi l'analisi del cash flow vera e propria, va subito stabilito l'orizzonte temporale su cui impostarla basandosi principalmente su due fattori: le dilazioni dei tempi di incasso e pagamento rilevati su clienti e fornitori e la possibilità effettiva e concreta di integrare tali informazioni con dati previsionali. Spesso non bastano ordini e bolle per averne di validi e serve attingere dalla preziosa esperienza delle persone che da sempre hanno davanti i numeri dell'azienda.
Per implementare la qualità di un'analisi cash flow, essenziale anche valutare l'affidabilità dei clienti e l'inderogabilità dei fornitori senza cadere nella tentazione di adottare un'ottica prudenziale. Ipotizzare sempre una minore disponibilità di risorse, infatti, può portare a sostenere costi inutili, ad esempio legati a forme di finanziamento non necessarie o sproporzionate.
Perché un software per l'analisi dei flussi di cassa
Considerati questi vari fattori che impattano sulla liquidità e la volatilità che ogni settore può presentare, oltre a quella ormai accertata dell'intero contesto economico, c'è il rischio di farsi trovare impreparati se non si dispone degli strumenti adeguati per l'analisi cash flow. Affidarsi ad un software specializzato, come quello di DocFinance, integrato con un gestionale di contabilità, significa ottenere dati certi e affidabili su cui basare la propria strategia finanziaria, oltre ad usufruire di una serie di comodi automatismi che alleggeriscono l'operatività amministrativa e contabile.
In ottica previsionale l'analisi dei flussi di cassa permette di simulare l'estinzione di finanziamenti a medio o lungo termine oppure la rilevazione di eventuali insoluti senza alcun extra effort per l'utente. Se utilizzata “a consuntivo”, consente invece di stabilire l'effettivo contributo della gestione caratteristica e finanziaria e di effettuare una verifica puntuale degli scostamenti da precedenti previsioni per individuare eventuali criticità. Con un semplice foglio di calcolo sarebbero valutazioni pressoché impossibili da effettuare in tempi opportuni senza contare che resterebbero nel cassetto del tesoriere.
Analisi del cash flow nel lusso
Un software per il flusso di cassa, inserito in un'azienda, spesso comporta un generale efficientamento della gestione della tesoreria sia dal punto di vista operativo che strategico. È quanto accaduto ad un'azienda operativa nel settore della moda di lusso che si è rivolta a DocFinance presentando non solo la necessità di un'attenta analisi del cash flow ma anche di risanare un ritardo costante delle registrazioni contabili di banca dovuto principalmente a procedure interne inizialmente prima tollerate e man mano diventate standard operativi.
Impostando la formazione “sul campo” già indirizzata all'utilizzo previsionale dell'analisi del flusso di cassa, si è partiti dagli incassi rilevando la forte influenza non solo dei cicli stagionali ma anche dei diversi metodi di pagamento utilizzati, soprattutto sul web. Questo è stato un passaggio fondamentale per la tesoreria e per l'intera azienda come anche quello di definire la frequenza con cui fare l'analisi, in modo che fosse sì molto ridotta ma basata su dati coerenti. Un terzo momento cruciale dell'intervento è stato l'assegnazione di entrate e uscite a specifiche categorie finanziarie per poter poi effettuare un'analisi cash flow per ciascuna di esse e ricavare informazioni preziose per valutare nuove strategie di crescita.
Più controllo, più coraggio negli investimenti
Ripreso in mano il controllo della propria liquidità grazie a DocFinance, l'azienda ha mostrato una maggiore flessibilità verso gli eventi esterni, dalla pandemia ai furti nei negozi spesso subiti, ma non solo. Avendo tra le mani l'analisi del cash flow previsionale, ha potuto valutare in modo razionale anche la fattibilità di un investimento che magari prima si sarebbe negata e ha aperto un ristorante di alta cucina per aumentare il livello della qualità del proprio marchio. Sempre grazie al software ha potuto con la stessa freddezza consapevole decidere di sospenderne le attività durante la pandemia senza lasciarsi guidare dal panico. Con un'analisi più spinta e su un arco temporale più ampio, i manager sono arrivati anche ad acquisire una nuova azienda, sempre nel settore del lusso, in cui verrà implementato fin da subito DocFinance per monitorare una fase così delicata. Ci si aspettano costi iniziali importanti ma che poi man mano verranno assorbiti, con tempi e modi calcolabili con l'analisi cash flow e quindi gestibili al meglio.
