Applicare la giusta automazione alla riconciliazione bancaria garantisce significativi benefici all’intera Financial Supply Chain dell’impresa: contribuisce a ridurre gli errori e a snellire le procedure e, inoltre, l’automazione consente di aumentare l’efficienza della gestione della tesoreria complessiva.
Una buona riconciliazione bancaria, infatti, parte innanzitutto dall’eliminazione delle inefficienze. Quest’ultime derivano generalmente dall’insieme di procedure, ormai ramificato nella quotidianità aziendale e nel rapporto con le banche, che l’azienda è abituata a seguire da anni: spesso è basato sui fogli Excel, con dati inseriti a mano, e su flussi bancari complessi da controllare.
Per automatizzare le procedure – e quindi ottimizzare la gestione della tesoreria – è necessario che l’azienda unifichi in un’unica piattaforma i flussi bancari e i pagamenti disposti in modo da integrare funzioni avanzate e persino avvisi automatici in caso di anomalie.
Modello di riconciliazione bancaria: i limiti
La riconciliazione bancaria manuale soffre, innanzitutto, la coesistenza di due sistemi che lavorano in modo differente e non sincronizzato: quello bancario e quello aziendale. Ciò implica che nel caso di operazioni finanziarie come i pagamenti e gli incassi, il sistema della banca e quello dell’impresa registrano la stessa operazione in due pagine diverse.
Se nel caso dei pagamenti disposti dall’azienda quest’ultima ha in mano le informazioni per sapere quale fattura sta saldando e quando, la gestione degli incassi è più complessa: è il cliente a procedere con l’operazione, magari attraverso una banca diversa rispetto a quella dell’azienda. Per altro, il cliente potrebbe saldare più fatture contemporaneamente, aggiungendo un livello ulteriore di confusione alle informazioni registrate dall’azienda.
A questo punto, l’impresa si trova in difficoltà perché la riconciliazione viene fatta a mano, richiede molto tempo e il margine per gli errori, in virtù del sistema poco evoluto, è alto.
Modello di riconciliazione bancaria: il ruolo dell’automazione
Intervenire sul modello di riconciliazione bancaria attraverso l’automazione delle procedure prevede due fasi. La prima è quella della configurazione di ciascuna banca in ogni paese con cui l’azienda ha un rapporto e implica comprendere le modalità con cui l’istituto di credito registra i movimenti bancari: si tratta, in sostanza, di tradurre la “lingua” di ciascuna delle banche in un modo che sia comprensibile al software di gestione della tesoreria dell’impresa.
Una volta che il sistema riesce a comprendere le informazioni che vengono inserite in esso, allora si passa alla seconda fase dell’ottimizzazione del modello di riconciliazione bancaria: l’automazione vera e propria, grazie a cui instradare i flussi bancari in un canale organizzato ed efficiente. In questo modo, i flussi bancari vengono riconosciuti, le informazioni registrate nel software di gestione della tesoreria e a quel punto contabilizzati.
È evidente che un sistema in cui l’automazione svolge un ruolo centrale assicura un drastico calo del margine di errore; tempi più celeri per la riconciliazione bancaria e, in generale, un netto miglioramento del controllo dello stato finanziario dell’azienda.
Perché automatizzare la riconciliazione bancaria
Avere il controllo della propria liquidità significa avere il controllo della propria impresa: sapere quando investire, quando prendere delle precauzioni e quando saldare in anticipo le fatture emesse dai fornitori, per esempio, magari in cambio di un piccolo sconto.
Per ottenere tale controllo, l’azienda deve poter disporre di processi adeguati: il ruolo dell’automazione, come visto, è fondamentale per ottimizzare tutti gli aspetti della gestione finanziaria, dalle commissioni bancarie alle previsioni del cash flow in tempo reale.
Un modello di riconciliazione bancaria evoluto consente alle aziende di massimizzare il potenziale finanziario inespresso e, aspetto da non sottovalutare, permette ai dipendenti del reparto di amministrazione di avere più tempo per occuparsi delle attività a maggior valore aggiunto della gestione della tesoreria. I benefici sono quindi trasversali, dal coinvolgimento del personale (a cui vengono garantiti strumenti avanzati con cui lavorare) alla riduzione delle inefficienze.
