La centralizzazione della tesoreria consente all’impresa di concentrare tutte le informazioni, gestire il credito in modo più strutturato ed efficace e prendere decisioni migliori e più precise sulla liquidità aziendale. Per raggiungere questo obiettivo, occorre impiegare un software evoluto come DocFinance. Quest’ultimo infatti automatizza i processi aziendali più ripetitivi e offre un cruscotto unificato.
Lo sa bene una concessionaria di macchine agricole, che conta 10 filiali in tutta Italia, concentrate in Veneto e Friuli Venezia-Giulia. La società vanta 50 milioni di fatturato e 90 dipendenti. L’impresa aveva bisogno di concentrare e ottimizzare le informazioni che prima erano presenti all’interno dell’azienda, ma al contempo erano difficili da reperire, in quanto esistevano varie fonti e file Excel contenenti i dati di pianificazione, che richiedevano un’alta manualità nella riconciliazione bancaria. Quest’ultima, che serve ad allineare le informazioni sui movimenti bancari con quelli contabili, finiva per essere una scusante per non affrontare le attività arretrate di registrazione contabile. All’azienda occorreva pertanto una gestione della tesoreria più strutturata e centralizzata.
Il nuovo CFO pensò che sarebbe stato utile per riorganizzare il reparto il software DocFinance, che aveva impiegato nel suo precedente lavoro e con cui aveva avuto un’esperienza positiva.
La concessionaria di macchine agricole ha deciso perciò di adottare il software di DocFinance. Quest’ultimo ha messo insieme le informazioni provenienti dalla contabilità e dalle banche, centralizzando tutti i flussi. La società attualmente sta cercando di centralizzare anche i flussi di informazioni dal principale fornitore di macchine agricole, da cui dipende la gestione finanziaria nel breve e medio periodo. DocFinance ha posto altresì le basi per l’adozione anche del software DocCredit, software per la gestione avanzata del credito. DocCredit, infatti, invia dei promemoria dei pagamenti e in generale tiene sotto controllo l’esposizione a livello di crediti. In questo modo, è stata implementata all’interno dell’azienda una gestione della tesoreria a 360 gradi.
Grazie a DocFinance, ora tutti i membri della contabilità e della tesoreria possono attingere alle informazioni aziendali in un unico punto, contenente tutte le notizie su linee di credito in essere e condizioni bancarie, che prima erano sparse tra diversi file e persone. Inoltre, l’azienda ha raggiunto una standardizzazione e industrializzazione della riconciliazione bancaria, che in precedenza era gestita da tre persone. Queste ultime reperivano i dati dalle singole banche e li registravano manualmente. Ciò comportava altissimi rischi legati all’inserimento dei dati di fatture, pagamenti e incassi. Ora che tutte le informazioni sono situate in unico sistema e trattate in modo standardizzato, il processo è indubbiamente più snello, e quindi è gestibile da una sola persona. Le altre due persone, liberate dall’attività di riconciliazione bancaria, possono così dedicarsi ad altre attività aziendali a maggior valore aggiunto.
Dopo l’adozione di DocFinance, la concessionaria di macchine agricole ha anche sperimentato un calo drastico dei tempi di riconciliazione e di liquidazione degli estratti conto bancari trimestrali, oltre che una gestione più accurata di clienti e fornitori. Infine, dato che l’intero ciclo finanziario è gestito tramite DocFinance, la concessionaria di macchine agricole può ottenere risultati migliori, monitorare costantemente le esigenze finanziarie e di tesoreria e al contempo risparmiare tempo. Ciò porta all’azienda del valore aggiunto sia nel breve, sia nel medio-lungo periodo.