Se da un lato l’incasso derivante dalla vendita di un prodotto o servizio è fonte di soddisfazione e ricavi per un’azienda, dall’altro è anche foriero di una serie di operazioni, che sono essenziali per assicurare sia la correttezza delle procedure, sia l'aggiornamento e l'affidabilità della gestione delle risorse aziendali. Fortunatamente, la tecnologia può giungere in soccorso, rendendo meno dispendiosa in termini di tempo la gestione dei pagamenti dei clienti.
Semplificare la gestione dei pagamenti dei clienti
La tecnologia che semplifica la gestione dei pagamenti dei clienti consiste in un software di tesoreria aziendale. Quest’ultimo infatti permette la piena integrazione e automazione sia dei processi e delle attività con la banca (o le banche) di riferimento, sia delle operazioni, con i sistemi ERP e gestionali delle aziende.
L’integrazione del software con processi e attività della/e banca/banche a sua volta fa in modo che la riconciliazione dei pagamenti ricevuti avvenga in automatico.
I vantaggi dei software di tesoreria aziendale
Tali software velocizzano e semplificano la riconciliazione, ossia rendono possibile collegare (o riconciliare) un determinato pagamento alle (spesso numerose) fatture che va a saldare.
La riconciliazione, se svolta ancora in maniera manuale, risulta molto complessa, lenta e laboriosa da svolgere, e può essere fonte di errori, ritardi e imprecisioni.
Per gestire meglio il processo, basta configurare il software di tesoreria in modo che sia possibile recuperare tutti i flussi delle diverse banche, per poi verificare che ogni cliente trovi corrispondenza nel gestionale e le fatture siano saldate.
Poiché tale procedura è svolta interamente all'interno del software, le probabilità di errore diventano minime. Il programma consente altresì di inviare ai propri fornitori una notifica di pagamento in cui indicano le effettive scadenze saldate con un bonifico. Nel caso in cui l’azienda cliente e fornitrice utilizzino lo stesso software, la comunicazione e la notifica di tutti i passaggi sono immediate.
Inoltre, affidarsi a una società specializzata in software di tesoreria permette di sfruttare le competenze specifiche del fornitore per ottenere utili suggerimenti su come lavorare meglio.
Gestione dei pagamenti dei clienti: qualche caso concreto
Quando un’azienda incassa i soldi dai clienti, può utilizzare varie modalità: bonifico, Ri.ba, SDD ecc. Le modalità di pagamento, definite dall’ufficio commerciale o dall’ufficio acquisti, dipendono da quale parte ha il maggiore potere contrattuale. Una volta superata la fase di negoziazione, è utile automatizzare la fase del pagamento, in modo che l’incasso sia più semplice da gestire. Nel caso del settore delle utility in ambito B2C spesso non è il debitore a pagare la bolletta: si pensi ai genitori che pagano la bolletta della luce del figlio studente fuori sede. In ambito B2B, i supermercati ricevono consegne dai fornitori a cadenza giornaliera o settimanale, con le relative fatture. Ma solitamente le saldano con un unico pagamento mensile via bonifico. La banca conferma la ricezione del bonifico e l’azienda fornitrice deve effettuare la riconciliazione.
Nel caso di rivenditori al dettaglio, sono obbligatori i Pos. L’azienda deve comunicare alla banca come trascrivere le informazioni: ad esempio, può chiedere la trascrizione dei pagamenti totali via Pos una volta al giorno. Anche i pagamenti in contanti devono essere gestiti. Un software di tesoreria permette di gestire meglio i pagamenti dei clienti, coordinandosi con la banca e il sistema gestionale aziendale.
In conclusione, il software di tesoreria offre due vantaggi fondamentali alle imprese nella gestione dei pagamenti dei clienti: piena integrazione e automazione dei processi e delle attività con la banca, o le banche, di riferimento; piena integrazione e automazione delle operazioni con i sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) e gestionali delle aziende che utilizzano lo stesso software.
