Per migliorare l'organizzazione delle informazioni bancarie e finanziarie, ottimizzare le attività di tesoreria e snellire i rapporti con le banche è molto importante per un'azienda prestare attenzione alle modalità con cui contabilizza i movimenti bancari. Si tratta di operazioni che riguardano ogni tipo di realtà imprenditoriale e che spesso sono ancora svolte in modo manuale con enormi perdite di tempo e alto rischio di errore, fattori che impattano sull'intera gestione della contabilità e quindi anche sulla stabilità e sulla competitività della singola organizzazione.
Quando si parla di movimenti bancari si considera in senso ampio ogni genere di movimento che viene poi riportato all'interno dell'estratto conto, che sia o meno di iniziativa aziendale. Tutto ciò che viene disposto dall'impresa stessa, attraverso la generazione di una distinta, viene automaticamente riconciliato con il flusso della banca e contabilizzato mentre possono emergere delle criticità o delle incongruenze quando si tratta di incassi e movimenti di cui l'azienda non è prontamente a conoscenza come ad esempio accade a volte con i flussi legati ai bonifici effettuati dai clienti. Può infatti accadere che non si riesca a comprendere chi ha effettuato il pagamento oppure che risulti complesso distinguere le voci all'interno di una transazione cumulativa da parte di un cliente.
I casi concreti che ci si trova a dover gestire sono moltissimi e articolati ma l'obiettivo resta unico e ambizioso, quello di far quadrare i conti migliorando l'intero processo amministrativo aziendale. Questo significa intraprendere un processo di ottimizzazione della contabilizzazione dei movimenti bancari a fronte di centinaia o migliaia di operazioni spesso ripetute a ciclo continuo nel tempo ma che possono diventare critiche se effettuate ancora a mano dagli addetti alla tesoreria e alla contabilità.
Trattandosi di attività e processi pressoché quotidiani per molte aziende, il loro rallentamento crea dei colli di bottiglia all'interno dei processi amministrativi i cui effetti possono propagarsi in tutta la Financial Supply Chain e in diversi uffici amministrativi come la tesoreria, la contabilità clienti, il controllo di gestione e quello preposto alla presentazione del bilancio.
Per ottimizzare la contabilizzazione dei movimenti bancari, la soluzione sta nell'automatizzare questa procedura in modo da gestire al meglio tutti gli incassi, effettuandone la riconciliazione e poi trasmettendoli alla contabilità. Questo passaggio prevede una delicata fase di configurazione di ogni banca che consenta di comprendere le modalità utilizzate per indicare i vari movimenti, migliorandone col tempo la “decifrazione”. Compiuto questo passo, si automatizza il processo a tutti gli effetti facendo sì che, partendo dai flussi di ogni banca, le informazioni sugli incassi siano trasmesse alla tesoreria e poi contabilizzate. Quello che un'azienda vede di tutto questo iter è una finestra con l'elenco completo di fatture relative ai movimenti bancari che, in caso di automazione “con conferma”, potrà verificare una a una, diversamente verranno gestite in automatico con tanto di report finale.
Il più evidente vantaggio delle soluzioni che grazie alle nuove tecnologie permettono di automatizzare questo processo, consiste nell'ottimizzazione del tempo perché si evita agli uffici amministrativi una noiosa procedura lasciando libere le persone di dedicarsi ad attività a valore aggiunto e più utili a migliorare la gestione delle risorse dell'azienda. Andando a ridurre al minimo l’operatività manuale legata ai movimenti bancari, se non ad eliminarla del tutto, diminuiscono errori, ritardi, intoppi e incongruenze invece all'ordine del giorno quando ci si affida alla gestione manuale.
Nel frattempo, il ciclo di tesoreria si abbrevia e ne aumenta l'efficienza con vantaggi anche in termini di tracciabilità granulare delle operazioni finanziarie e controllo del processo di incasso oltre che di aumento della competitività dell'azienda stessa, più consapevole e reattiva e quindi capace di prendere decisioni di business più tempestivamente.