Il controllo e la gestione dei costi bancari sono importanti per un’azienda, perché le consentono di implementare una gestione della tesoreria accurata e precisa.
Un obiettivo centrale per tutte le imprese, soprattutto per quelle che stanno affrontando un momento di difficoltà. Era il caso di un’azienda italiana di Reggio Emilia attiva nel commercio di insaccati, che vende a supermercati e rivenditori al dettaglio. La società vanta un fatturato di circa 200 milioni di euro e 300 dipendenti ed è un’azienda storica e, proprio per questo, un po’ abitudinaria, ossia restia a cambiare il suo modo di lavorare. Tuttavia, quando si è trovata in una situazione di difficoltà è stata costretta a ripensare tutti i principali meccanismi e processi di business, spinta dalla necessità di ottimizzare e mettere ordine.
Nel dettaglio, una forte criticità era collegata alla gestione delle informazioni e al rapporto con le banche: l’impresa, infatti, aveva diversi conti con accessi separati, rendendone complessa la gestione. In questa situazione, l’azienda era in grado di produrre un rendiconto finanziario di tanto in tanto, quando poteva raccogliere le informazioni. Il documento tuttavia era poco affidabile, dato che era basato su informazioni e operazioni sparse, e non poteva tramutarsi in uno strumento di controllo della liquidità aziendale. Occorreva pertanto una riorganizzazione dei processi e un controllo nella contabilità degli istituti di credito riguardante incassi, pagamenti, scritture contabili e condizioni di pagamento bancarie.
Per controllare costi e il lavoro bancario, all’impresa serviva il software adatto per poter sapere dove e come stava effettivamente spendendo. Infatti strumenti meno avanzati, come i fogli Excel, offrono una prospettiva dei flussi di cassa approssimativa e non permettono di controllare i costi bancari.
In questo contesto, il software di DocFinance è stato integrato nella contabilità, in modo da ottenere delle registrazioni delle banche aggiornate. Nel dettaglio, sono stati inseriti nell’archivio di DocFinance i costi di ogni singola banca, in modo da poter controllare le condizioni di ciascuna. Ogni condizione, una volta inserita a sistema, è proposta automaticamente nella distinta e se non corrisponde, non sussiste la riconciliazione tra previsione della tesoreria e condizioni effettive proposte dalla banca. Si avvia pertanto un dialogo con gli istituti di credito sulle modifiche delle condizioni rispetto a quanto pattuito. La piattaforma di DocFinance inoltre permette di condividere informazioni all’interno dell’ufficio contabilità.
Grazie a DocFinance, la società reggiana ha velocizzato notevolmente le procedure quotidiane di registrazione delle operazioni. Se prima l’azienda era indietro anche di un mese nella registrazione delle operazioni, ora è allineata con la banca giorno per giorno.
L’impresa è altresì in grado di prevedere con certezza il saldo della tesoreria prima che si verifichi movimento sul conto bancario. Rispetto alla situazione precedente l’adozione di DocFinance, ora l’azienda ragiona in anticipo sui saldi finanziari rispetto alla banca.
La società adesso utilizza un home banking unico collegato a DocFinance (accentramento dell’home banking), anziché impiegare diversi accessi e le chiavette di differenti banche. Questo ha permesso all’azienda di attuare un controllo delle spese e condizioni delle banche che prima non aveva mai implementato. Con vantaggi anche reputazionali: agli occhi degli istituti di credito la società si è dimostrata più organizzata e aggiornata, oltre che sempre più attenta a saldi e condizioni bancarie.
Grazie a DocFinance, la società reggiana attualmente produce più velocemente e più spesso il rendiconto finanziario, che può essere lanciato in ogni momento in un click. L’azienda si avvale di un’unica piattaforma per le sue operazioni, collegata con la contabilità e le banche.
In ultima analisi, il software di DocFinance ha permesso la trasformazione dell’azienda in un’impresa più evoluta, consapevole e attenta alla sua contabilità, creando le condizioni indispensabili per la sua ripresa economica.