La riconciliazione degli incassi è un'attività che riguarda ogni azienda e ogni realtà imprenditoriale. Dalle multinazionali e dalle grandi aziende alle Pmi, e tutte le loro catene di approvvigionamento e dell'indotto. Riguarda, per esempio, un fornitore che riceve un unico pagamento che salda decine di fatture. Un distributore che incassa i pagamenti da parte della rete di vendita Retail, composta da molte realtà commerciali diverse. Un'azienda che opera con filiali e strutture estere, in diversi Paesi. Una compagnia assicurativa, che riceve i premi delle polizze da migliaia di agenti, che oltre ad accumulare i premi, trattengono commissioni o effettuano conguagli.
I casi concreti sono moltissimi e variegati, e la questione è comune a tutti: far quadrare i conti, fare funzionare al meglio l'intero processo amministrativo aziendale, con una riconciliazione degli incassi veloce ed efficiente.
Le aziende devono gestire i flussi degli incassi provenienti attraverso i circuiti bancari. Ricevono bonifici cumulativi che generano il problema dell'identificazione delle poste contabili da chiudere, dato che per un cliente è più pratico inviare un singolo bonifico che cumuli il pagamento di una molteplicità di fatture. Talvolta vengono inclusi nel calcolo anche altri elementi, come le note di credito, di debito o commissioni. L’azienda riceve in modalità asincrona il bonifico e un avviso di incasso via e-mail che riporta la lista delle poste incluse nel pagamento. Ad inizio giornata elabora l’estratto conto dei movimenti del giorno prima da riconciliare.
Si tratta di gestire, ogni giorno, i complessi processi di riconciliazione e revisione incrociata dei dati in entrata, con l'identificazione delle componenti dei pagamenti e dei bonifici incassati. Sono centinaia, migliaia di operazioni, che si ripetono a ciclo continuo nel tempo, che molto spesso vengono ancora svolte attraverso l'operatività manuale degli addetti alla tesoreria e alla contabilità. In questo modo, la riconciliazione degli incassi può rappresentare un punto critico rilevante.
Stiamo parlando di attività e processi frequenti se non quotidiani, che richiedono molto tempo e risorse, implicano rischi di errore e di ritardi, e rappresentano dei veri e propri colli di bottiglia dei processi amministrativi. La riconciliazione degli incassi non può essere svolta in maniera inadeguata, e la cascata di queste operazioni manuali e poco evolute coinvolge uffici amministrativi diversi: la tesoreria, la contabilità clienti, il controllo di gestione, l’ufficio preposto alla presentazione del bilancio e quanti altri dipendano dall'organizzazione della Direzione finanziaria. E, più in generale, la Financial Supply chain è resa vulnerabile proprio dalla gestione dei dati originari, i flussi bancari.
In questo quadro, per gestire la riconciliazione degli incassi, la rigidità di un sistema ERP (Enterprise resource planning) è evidente: i flussi dei dati che arrivano alla piattaforma ERP devono essere, per principio, già pronti ad alimentare i processi di contabilità, come la chiusura delle partite aperte o la registrazione delle scritture contabili.
Ma i direttori finanziari sanno bene che il processo non è così semplice: i clienti pagano più fatture insieme, oppure pagano acconti, o un mix di fatture e altre note contabili, e questi incassi cumulativi devono essere analizzati e disaggregati nelle loro componenti. Solo quando l’operazione di disaggregazione sarà completa, sarà possibile alimentare la piattaforma contabile o l’ERP, per contabilizzare le partite chiuse.
Se tutte queste operazioni non sono automatizzate, ma vengono ancora realizzate manualmente, comportano tempi lunghi e un risultato da parte degli operatori a basso, bassissimo valore aggiunto, rispetto a tutte le attività più rilevanti, e concettuali, che potrebbero svolgere se sgravati da queste incombenze.
Per districare il ginepraio di pagamenti, fatture, bonifici, conti che non tornano, vari 'pezzi' da mettere ognuno al posto giusto, come in un grande puzzle contabile, qual è dunque la soluzione più pratica, efficace ed efficiente?
Automatizzare il processo di riconoscimento e riconciliazione degli incassi, attraverso una soluzione specifica e dedicata. Con l’obiettivo di ridurre al minimo l’operatività manuale, se non eliminarla del tutto, e con essa i tempi lunghi di lavorazione e gli eventuali, spesso inevitabili, errori, ritardi, intoppi, incongruenze.
La tecnologia offre, ormai, risposte adeguate e innovative anche in questo campo. Automatizzare il riconoscimento e la riconciliazione degli incassi consente diversi vantaggi: per esempio, crea efficienza, abbrevia i tempi del ciclo di tesoreria, sviluppa i controlli interni.
Con l'utilizzo di soluzione specifica, la riconciliazione degli incassi non è più un problema o una zavorra, come neppure lo scambio di elenchi delle scadenze pagate. Nel momento in cui viene eseguito un pagamento, ad esempio con un bonifico bancario, si genera in automatico un 'file' che viene allegato alla email inviata al beneficiario, che se utilizza la stessa soluzione è in grado di processare e chiudere subito l'operazione di riconciliazione incassi, senza intoppi, tempi lunghi, errori o ritardi. Anche in caso di più fatture e operazioni cumulate in un unico pagamento e bonifico.
E per chi opera anche con l'estero, lo scenario di queste applicazioni ormai non è più solo italiano, ma è europeo, e funziona attraverso standard interbancari omogenei e condivisi. Per cui, anche in questo caso, la riconciliazione degli incassi risulta un'attività automatizzata efficiente, veloce, e in grado di liberare tempo e risorse per altre attività a più alto valore aggiunto.