Fare gestione della tesoreria aziendale con Excel: un tempo non c'erano grandi alternative per seguire i flussi dei pagamenti e far tornare i conti aziendali. Un tempo era così.
Ma le tecnologie (per fortuna) evolvono, e ciò che poteva essere adeguato, o inevitabile, in passato, come la gestione della tesoreria aziendale tramite Excel, oggi non è più una soluzione pratica, efficace e vantaggiosa per le aziende, e per gli uffici amministrativi.
Rimanere ancorati a pratiche e metodi ormai datati non è certo un buon sistema per fare funzionare al meglio la macchina aziendale. Con le sue scadenze, le attività di cassa e finanziarie, i conti da far quadrare, i pagamenti in arrivo e quelli in uscita. Sono però ancora molte le imprese e le realtà imprenditoriali che continuano a usare Excel per la gestione della tesoreria aziendale, ma è un po' come continuare a guardare al passato, e a muoversi come in passato, anziché aggiornarsi al tempo presente e al futuro. Chi ha già provato l'alternativa a portata di mano, ovvero sistemi software specifici che automatizzano e innovano le operazioni, conosce bene la differenza che c'è tra le attività tradizionali 'vecchia maniera' e quelle più evolute e tecnologiche. Vediamo in cosa consiste questa differenza molto importante, che in sostanza affossa e boccia, una volta per tutte, la gestione della tesoreria aziendale con Excel.
Innanzitutto, si può osservare che se si usa Excel per gestire l'attività di tesoreria aziendale si può anche raggiungere un buon livello di analisi dei dati, ma il problema fondamentale sta nel fatto che Excel non è integrato né con il mondo contabile e gestionale dell'azienda, né con il mondo bancario. Per cui, in questo caso, le informazioni e i dati che vanno elaborati nei fogli di Excel devono essere sempre inseriti manualmente.
Ciò significa che si possono fare molti errori e sviste di copiatura e trascrizione, che vanno a finire nella contabilità di tesoreria e aziendale. E soprattutto, dato che tutte queste operazioni manuali richiedono molto tempo, per quanto riguarda la tempistica con cui si procede risulta, quindi, molto difficile essere allineati e in pari con ciò che sta accadendo in azienda in termini di pagamenti, incassi, gestione amministrativa e della tesoreria aziendale. Ecco, quindi, già dei validi motivi per diffidare della gestione della tesoreria aziendale con Excel.
In pratica, uno degli effetti e delle conseguenze dirette nell'uso della gestione della tesoreria aziendale tramite Excel sta nel fatto che si rischia, ogni giorno, di perdere il controllo dei flussi finanziari e amministrativi aziendali, e si rischia di non riuscire a stare allineati e seguire la rapidità di ciò che accade nei rapporti con fornitori, creditori, clienti. Oltretutto, spesso accade che il tempo impiegato per inserire manualmente tutti i dati tolga molto spazio utile, e risorse, per intervenire sugli altri aspetti - a più alto valore aggiunto - dell'attività di tesoreria e gestionale. Ma questi meccanismi vecchio stile, un po' (o molto) “vintage”, possono essere innovati e migliorati: attraverso software specifici e dedicati a queste attività. Perché l'innovazione tecnologica è in grado di mandare in pensione Excel e i suoi effetti indesiderati.
Uno dei diversi vantaggi nell'usare uno strumento software dedicato consiste nel fatto che può anche essere integrato direttamente con il mondo contabile e gestionale dell'azienda, e con il sistema bancario da cui passano tutte le operazioni di pagamento, accredito e incasso. Mentre le operazioni manuali occupano molto tempo e risorse (umane), che potrebbero essere impiegate meglio, un'applicazione dedicata alla gestione tesoreria aziendale (senza Excel) è in grado di seguire in tempo reale tutto ciò che accade in azienda in termini di pagamenti e tesoreria.
È un'opportunità preziosa per ammodernare e innovare funzioni cruciali e critiche per ogni attività, come sono quelle che riguardano i pagamenti, gli incassi, i capitali che entrano ed escono. In pratica, il portafoglio dell'azienda, con tutto ciò che contiene.