La Gestione Incassi è un'attività essenziale e critica per ogni azienda e ogni ufficio contabile e amministrativo. Occorre tenere i conti e i pagamenti in ordine, poter prevedere l'andamento delle entrate e dei flussi di cassa nei mesi a venire, controllare i pagamenti in scadenza, tenere sotto controllo i ritardatari, chiudere le operazioni e le fatture saldate.
Per fare tutto questo, per realizzare la gestione incassi ogni giorno, molte imprese fanno ancora ricorso alle operazioni manuali degli addetti contabili: procedure lunghe, complesse, che possono portare a errori, che portano via molto tempo e risorse per svolgere attività a basso valore aggiunto - come appunto la gestione incassi e riconciliazione dei pagamenti -, che potrebbero essere invece dedicate a operazioni a più alto valore, meno operative e più strategiche, per l'azienda e per gli stessi uffici amministrativi.
Invece, il processo di gestione incassi realizzato con DocFinance consente alle aziende, e ai loro uffici contabili e amministrativi, innanzitutto tre importanti vantaggi.
Il primo: DocFinance è integrato direttamente con il sistema contabile aziendale e con il sistema bancario, due aspetti molto importanti, e funzionali, per lavorare bene e in velocità.
Il secondo: se anche la controparte commerciale (cliente, fornitore) usa DocFinance, i due sistemi interagiscono direttamente e tutta l'operatività e la gestione incassi si chiudono in automatico. Del resto, chi ha tempo da perdere in passaggi lunghi e complicati?
Terzo vantaggio: innanzitutto per le aziende che lavorano con la Grande distribuzione organizzata (GDO), l'integrazione di DocFinance con il servizio Rai (che sta per Registrazione Automatica Incassi), permette di risalire alle scadenze pagata e riconciliare tutti i pagamenti incassati automaticamente. In modo da completare la gestione incassi in modo efficiente.
Ma, per approfondire il discorso, i tre singoli punti e vantaggi si possono vedere e analizzare più in dettaglio.
Le imprese e gli uffici che realizzano la gestione incassi ancora con l'inserimento manuale dei dati contabili e di tesoreria sui fogli di Excel corrono, ogni volta, il rischio di incappare in errori e sviste, che poi finiscono nei processi gestionali. In più, se bisogna fare tutto ciò manualmente, le operazioni risultano molto più lente, laboriose e complesse.
La soluzione DocFinance permette invece una gestione incassi efficiente e veloce innanzitutto, perché è integrata direttamente con il mondo contabile e gestionale aziendale, e con quello delle banche. Ciò significa, ad esempio, avere la possibilità di ricevere e rendicontare gli incassi in tempo reale, e di riconciliarli subito con le fatture corrispondenti. In automatico. Oltre a tenere automaticamente traccia delle condizioni (Commissioni e tassi) applicate dagli istituti bancari.
Molto spesso, poi, un'azienda, un cliente, con un unico pagamento salda più fatture insieme, e il problema reale e molto concreto è quello di associare in maniera corretta, veloce ed efficiente, a livello contabile e di gestione incassi, l'operazione ricevuta e incassata con le diverse fatture e vendite a cui si riferisce.
Con DocFinance, in questo caso, ci sono due possibilità: il software in automatico salda le fatture in ordine cronologico, a partire da quelle precedenti e più datate, e in questo modo riconcilia le fatturazioni di vendita con gli incassi.
Mentre se anche chi effettua il pagamento utilizza DocFinance, allora tra le due parti (cliente e fornitore, pagante e ricevente) viene anche scambiato un documento elettronico, un 'file', che segue tutte le operazioni tra le parti, contiene e tiene aggiornate tutte le scadenze in pagamento, e chiude in automatico quelle completate.
Il sistema di DocFinance è poi integrato con un servizio esterno, quello di Registrazione Automatica Incassi (RAI), utile innanzitutto, e per esempio, a chi lavora con la Grande Distribuzione Organizzata, supermercati e centri commerciali.
In genere, le catene della GDO, infatti, trasmettono ai propri fornitori la documentazione e gli elenchi delle operazioni commerciali e di acquisto in formato cartaceo o in 'file' Pdf: ciò significa che il cliente e fornitore deve poi chiudere manualmente le scadenze di pagamento aperte.
Con DocFinance, invece, attraverso l'integrazione del sistema con il RAI, si genera un documento 'file' in grado di mappare tutte le operazioni di vendita e fornitura con i clienti, i loro aggiornamenti e pagamenti, in automatico, e in questo modo chiude tutte le fatture e le scadenze collegate. In sostanza, semplifica tutta l'operatività e migliora la gestione degli incassi e dei pagamenti.