La digitalizzazione della gestione incassi e pagamenti è un passaggio importante per efficientare l’impresa e la tesoreria. Troppo spesso le aziende basano la gestione della contabilità e della tesoreria su sistemi ormai sorpassati, a meno che una qualche normativa non imponga loro l’adozione di software specifici e strumenti digitali. Modernizzare questo aspetto dell’attività dell’impresa, spesso sottovalutato, è invece fondamentale in un mercato sempre più richiedente e sempre più veloce. Digitalizzare le procedure relative agli incassi e ai pagamenti, infatti, consente di risparmiare tempo, canalizzare le competenze dei dipendenti verso le operazioni a maggiore valore aggiunto e, in definitiva, risparmiare sui costi e aumentare il ritorno dell’investimento.
Sfruttare procedure digitali consente all’impresa di aumentare l’efficienza del rapporto con le varie banche con cui lavora. Ognuno degli istituti, per esempio, prende in carico alcune operazioni di riscossione dei crediti, tramite strumenti come SDD (l’addebito diretto SEPA), Ri.Ba (la ricevuta bancaria) e MAV (l’incasso mediante avviso). Ciascuno di questi sistemi digitali garantisce al creditore, in questo caso l’azienda, di organizzare le proprie attività di gestione incassi e pagamenti in un modo nuovo e più efficiente. Significa predisporre incassi periodici attraverso procedure standardizzate; autorizzare pagamenti ricorrenti sul conto corrente del debitore (sia a rate sia singoli); organizzare e prevedere le entrate con precisione, un aspetto essenziale per un’adeguata gestione del flusso di cassa. Inoltre, l’imprenditore ha una visione d’insieme organica della distribuzione del lavoro per ciascuna delle banche con cui si interfaccia.
La digitalizzazione della gestione incassi e pagamenti impatta positivamente sul flusso di lavoro del reparto amministrativo e contabile dell’impresa. Appoggiandosi a strumenti moderni e più veloci, i responsabili della tesoreria e della contabilità possono ridurre il tempo speso nelle pratiche quotidiane, aumentando quello che, invece, viene usato per le attività che realmente contribuiscono a far crescere l’impresa. Diminuire il tempo speso per le operazioni ripetitive significa diminuire i costi e aumentare le opportunità di investimenti e di aumentare i ricavi. Un’azienda che lavora meglio è un’impresa che ha un controllo superiore sulle proprie finanze e, quindi, sul suo futuro.
Incassare e pagare tramite strumenti digitali significa ridurre la dipendenza dal contante. Le conseguenze di tale nuovo approccio dell’impresa sono molteplici, sia dal punto di vista della sicurezza sia nell’efficienza. Meno contante per la gestione incassi e pagamenti significa poter eseguire le operazioni più frequenti direttamente da un dispositivo elettronico (computer portatili, smartphone, tablet, etc.) in totale tranquillità e sicurezza. Inoltre, l’adozione di sistemi digitali consente di programmare e predisporre operazioni bancarie anche quando la filiale di riferimento è chiusa. Un ulteriore elemento che aumenta l’efficienza e, cosa più importante, l’effettiva gestione dei conti aziendali secondo le tempistiche e la logistica dell’impresa. Meno dipendenza da fattori esterni e più autonomia decisionale e operativa.
Digitalizzare la gestione di incassi e pagamenti permette all’impresa di controllare le tempistiche e le dinamiche del flusso di cassa. Ciò significa, in poche parole, riuscire a organizzare le entrate e le uscite in modo da avere la liquidità “giusta”: né scarsa né eccessiva, due situazioni che, in modo diverso, causano grattacapi all'impresa. L’adozione di software specifici consente di ridurre i tempi per la gestione della tesoreria e della contabilità, automatizzare molte operazioni ed eliminare i problemi di riconciliazione bancaria che possono rallentare l’attività.